Systemy Informacyjne Zasobów Ludzkich (HRIS – Human Resource Information System) to narzędzia, które automatyzują procesy takie jak rekrutacja, proces zatrudnienia, onboarding, ewidencja obecności, zarządzanie wynikami oraz administracja świadczeniami pracowniczymi.
We współczesnym miejscu pracy można zautomatyzować niemal wszystko, jeśli używa się odpowiedniego oprogramowania, a ten artykuł przedstawi główne korzyści oraz sposób, w jaki można przejść na rozwiązania oprogramowania HR, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej firmy.
Czym jest System Informacji o Zasobach Ludzkich (HRIS)?
HRIS, czyli system informacji o zasobach ludzkich, to oprogramowanie HR dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), które pomaga przechowywać i przetwarzać dane płacowe i dane pracowników oraz zarządzać nimi. Systemy HRIS są używane przez specjalistów HR do konsolidacji informacji, takich jak procesy wdrażania i odchodzenia pracowników, administracja świadczeniami, programy szkoleniowe, plany wynagrodzeń, oceny wyników i wiele więcej.
Czym jest transformacja cyfrowa HR?
Transformacja cyfrowa HR to proces zmiany operacyjnych procesów HR, aby stały się zautomatyzowane i oparte na danych. Aby taka metamorfoza była skuteczna, powinna obejmować całą firmę.
Korzyści z wykorzystania HRIS
Firmy potrzebują systemu, który może pomóc im w podejmowaniu lepszych decyzji, identyfikowaniu najlepszych talentów, ocenianiu ich wyników i zatrzymywaniu ich. Muszą również zapewnić, że spełniają wszystkie wymogi dotyczące zgodności z przepisami w zakresie zarządzania danymi pracowników. To wszystko, wykonywane manualnie, wymaga dużego wysiłku – od rekrutacji, przetwarzania płac i zarządzania dokumentacją pracowniczą po zarządzanie zgodnością z wymogami prawa. Oprogramowanie HRIS automatyzuje te procesy i oszczędza czas personelu HR.
Optymalizacja produktywności
Oprogramowanie takie jak systemy HRIS pomagają firmom optymalizować produktywność, ułatwiając pracownikom dostęp do danych firmowych i wykonywanie zadań związanych z HR. Konsoliduje wszystkie te dane w jednym miejscu, dzięki czemu specjaliści HR mogą łatwiej monitorować działania takie jak zarządzanie wynikami i utrzymywać zaangażowanie pracowników.
Dobrze zarządzany system HRIS może np. usprawnić komunikację między pracownikami a menedżerami, ułatwiając wszystkim dostęp do ich harmonogramów, terminowe składanie wniosków urlopowych i śledzenie dni płatnego czasu wolnego (PTO). Może to pomóc menedżerom zorientować się, kiedy będą mieli niedobory kadrowe, aby mogli odpowiednio zaplanować pracę i zapewnić, że wystarczająca liczba osób pracuje przez cały czas. Ponadto, dzięki centralizacji harmonogramów wszystkich osób, a także wniosków o PTO i możliwości śledzenia czasu wolnego, pracownicy otrzymują czas wolny, na który zasłużyli, bez potrzeby dodatkowej dokumentacji.
Nowoczesny HRIS umożliwia również samoobsługę pracowniczą. Oznacza to, że pracownicy mogą uzyskać dostęp do systemu i dokonywać określonych czynności bez kontaktowania się z działem HR. Na przykład pracownik może przeglądać swój pasek wypłaty, składać wnioski o czas wolny i urlopy. To wszystko można zautomatyzować, używając odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi. Ponadto możesz wykorzystać platformę do jasnego określenia polityki absencji oraz łatwego zatwierdzania lub odrzucania wniosków urlopowych pracowników.
Poprawa procesu rekrutacji
Czas to pieniądz, a nawet kilka dni oczekiwania na nowego pracownika może być kosztowne dla Twojej firmy, szczególnie jeśli masz niedobory kadrowe. HRIS pozwala usprawnić rekrutację i zatrudnianie, dzięki czemu możesz przyspieszyć ten proces i szybko przedstawić wykwalifikowanych kandydatów swojemu menedżerowi zatrudniającemu.
Z drugiej strony odpowiednia platforma HRIS może również poprawić doświadczenie kandydatów.
Reputacja Twojej marki jest ważna, a doświadczenie kandydatów odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu narracji o Twojej firmie. Badanie dotyczące brandingu pracodawcy wykazało, że 51% osób nie aplikowałoby o pracę w firmie, której reputacja w branży jest słaba, podczas gdy 75% stwierdziło, że nie przyjęłoby pracy u pracodawcy, który ma ogólnie negatywną reputację online. Twój proces zatrudniania jest często jedną z pierwszych interakcji, jakie kandydaci mają z Twoją marką, dlatego konieczne jest pokazanie się z jak najlepszej strony.
Zapewnienie zgodności z przepisami
Każda organizacja, która gromadzi dane osobowe o pracownikach lub klientach, musi być zgodna z RODO. HRIS zapewnia, że dane pracowników są bezpieczne i że pracownicy mają do nich dostęp, gdy jest to potrzebne.
Na rynku pracy, gdzie przepisy często się zmieniają, ważne jest, aby być zgodnym z przyszłymi przepisami i aktualizacjami. Ponadto, jeśli zarządzasz wrażliwymi danymi – a będziesz, jeśli planujesz wdrożyć oprogramowanie do śledzenia czasu pracy lub podpisy cyfrowe – musisz zapewnić maksymalne bezpieczeństwo, aby chronić prywatność pracowników. Dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami jest kluczowy dla budowania elastycznego, ale bezpiecznego miejsca pracy.
Uproszczenie wdrażania pracowników
Nowi pracownicy mają wiele do nauczenia się od pierwszego dnia. Proces onboardingu jest kluczowy dla zanurzenia nowych członków zespołu w kulturę firmową i poprowadzenia ich w ich obowiązkach.
Ponadto najlepsze oprogramowanie HR obejmuje kanały komunikacji, które ułatwiają networking w biurze i pomagają nowym członkom stać się częścią zespołu.
HRIS może zautomatyzować codzienne procesy, zbierając dane od każdego nowego pracownika i przekazując informacje do odpowiednich działów. Jeśli zachęcasz do większej elastyczności i wdrażasz pracę zdalną, kluczowe jest posiadanie wszystkich informacji na tej samej platformie.
Dokładne zarządzanie paskami wypłat
Sposób, w jaki zarządzasz płacami, ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia efektywności i sprawiedliwego wynagrodzenia. To poważne zadanie, ponieważ absencje wpływają na Twoją firmę na poziomie budżetowym, ale także na poziomie pracy zespołowej. Automatyzacja jest koniecznością w zakresie księgowości, szczególnie dla firm zarządzających różnymi rodzajami umów o pracę.
Najbardziej zaawansowane platformy HR oferują niestandardowe raporty, które pomagają podejmować lepsze decyzje dotyczące umów o pracę.
Zarządzanie schematem organizacyjnym
Zrozumienie ról i obowiązków każdego członka zespołu jest kluczowe dla prowadzenia produktywnej kadry. HRIS może pomóc w ustaleniu menedżerów i zrozumieniu hierarchii zespołów, aby żądać raportów od właściwych osób.
Wystarczy wgrać do systemu schemat organizacyjny organizacji i przypisać obowiązki do każdego pracownika. Ponadto funkcje uprawnień obecne w większości systemów HRIS ułatwiają ustawienie niestandardowych dostępów dla pracowników i pozwalają zarządzać wieloma działami z jednego miejsca.
Jakie są etapy wdrażania HRIS?
Działy zasobów ludzkich stoją przed większymi wyzwaniami niż kiedykolwiek wcześniej. Muszą radzić sobie z takimi wyzwaniami jak rosnąca liczba wymagań prawnych, rosnące koszty świadczeń i zmieniające się trendy demograficzne. Aby być na bieżąco wiele organizacji decyduje się na korzystanie z systemów informacji o zasobach ludzkich, aby zautomatyzować niektóre z bardziej złożonych aspektów zarządzania pracownikami.
Ale ponieważ każda firma ma własne potrzeby, kluczowe jest zrozumienie, w jaki sposób HRIS może Ci pomóc i jak wprowadzić go do codziennych działań. HRIS to potężne narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi, ale tylko wtedy, gdy możesz efektywnie wdrożyć dopasowany do siebie system.
Możesz użyć HRIS do optymalizacji czasu pracy pracowników poprzez śledzenie czasu pracy i monitorowanie obecności, wniosków urlopowych itd. Ale zanim zaczniesz, kluczowe jest wybranie odpowiedniej platformy.
Jak wybrać odpowiedni HRIS?
Oto praktyczne kroki pomagające znaleźć oprogramowanie, które usprawni zarządzanie zespołem i zwiększy produktywność:
Zdefiniuj swoje potrzeby: jaki problem próbujesz rozwiązać? Czy potrzebujesz rozwiązania all-in-one, czy takiego, które integruje się z obecnymi systemami? Czy potrzebujesz możliwości mobilnych?
Znajdź odpowiedniego dostawcę: po zdefiniowaniu swoich potrzeb przeprowadź analizę dostawców, którzy najlepiej im odpowiadają. Jak długo dostawca prowadzi działalność? Czy ma doświadczenie w Twojej branży? Jaka jest jego historia wsparcia? W Factorial oferujemy rozwiązania oprogramowania dla ponad 60 000 klientów, którzy ufają naszym systemom w automatyzacji procesów firmowych.
Stwórz plan wdrożenia: dobry dostawca pomoże Ci przejść przez proces i doradzi, jakie kroki są kluczowe dla sukcesu. Ponadto centrum wsparcia Twoich dostawców musi być dostępne, aby szybko pomóc Ci w każdym wyzwaniu technicznym, które możesz napotkać.
Migracja ze starego systemu HR
Jeśli Twoja firma rośnie, a obecny system nie wystarcza do zarządzania codziennymi procesami, musisz rozważyć migrację do lepszego rozwiązania.
Kluczem do pomyślnego wdrożenia HRIS jest zaangażowanie wszystkich, od góry do dołu. Zespoły zarządzające, menedżerowie HR i pracownicy muszą być zaangażowani w zmiany i rozumieć znaczenie aktualizacji oprogramowania HR.
Aby zapewnić płynne przejście, zidentyfikuj kluczowych członków zespołu i interesariuszy w swojej organizacji, którzy mogą pomóc Ci we wdrożeniu i adopcji HRIS w następujących działach:
Zespół zarządzający
Twój zespół zarządzający odgrywa kluczową rolę w uzyskaniu akceptacji pracowników dla nowego oprogramowania. Niestandardowe raporty, hierarchie, kanały komunikacji, śledzenie wyników i zarządzanie dokumentami to funkcje, które powinieneś przeanalizować ze swoimi menedżerami.
Ponieważ będą odpowiedzialni za zespoły robocze, musisz być pewien, że wybrany przez Ciebie HRIS ma wszystko, czego potrzebujesz do radzenia sobie z codziennymi działaniami w biurze.
Dział IT
Zespoły IT są często odpowiedzialne za wdrażanie nowego oprogramowania w całej organizacji. Powinieneś zaangażować ich podczas wdrażania, aby zapewnić, że wszystko przebiega sprawnie i upewnić się, że mają dostęp do dokumentacji HRIS.
Twój dział IT będzie kluczowy w rozwiązywaniu wszelkich trudności technicznych i odpowiadaniu na pytania pracowników dotyczące użytkowania oprogramowania. Z drugiej strony są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszyscy wiedzą, jak chronić swoją prywatność. Zapobieganie cyberatakom i oszustwom online jest koniecznością w każdym programie szkoleniowym pracowników.
Zespół HR
Menedżerowie HR będą używać nowego systemu codziennie, dlatego muszą być zaangażowani w jego wdrożenie od samego początku. Mogą pomóc w ocenie systemu, tworzeniu dokumentacji do szkolenia pracowników i zapewnieniu, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane przed rozpoczęciem korzystania z oprogramowania.
Podczas wdrażania nowego systemu w miejscu pracy zespoły HR muszą być tam dla pracowników, aby zapewnić wsparcie i wskazówki. Kluczowe jest, aby być czujnym i przy pokonywaniu wszelkich przeszkód podczas codziennych zadań przy użyciu HRIS. Pamiętaj, że nie wszyscy pracownicy są obeznani z technologią , a zmiany mogą zająć ludziom trochę czasu, aby przystosowali się do nowego oprogramowania. Dlatego Twoi specjaliści HR muszą odpowiedzieć na każde pytanie, ale także zapewnić, że pracownicy rozumieją, jak oczekuje się od nich raportowania na platformie.
Pracownicy
Pracownicy są najważniejszą częścią Twojego zespołu podczas wdrażania nowego rozwiązania HRIS. Będą za jego pośrednictwem składać wnioski urlopowe, podpisywać dokumenty prawne, udostępniać swoją lokalizację, a nawet otrzymywać wynagrodzenie za jego pośrednictwem. Dlatego musisz być pewien, że Twój HRIS szanuje prywatność pracowników, ale także jest łatwy w użyciu. Systemy HRIS są po to, aby rozwiązywać i automatyzować naszą pracę. Jeśli wybrany przez Ciebie system nie jest wygodny dla Twojego zespołu, wtedy nie będzie działał i zdecydowanie nie będzie wart wysiłku.
Jesteś odpowiedzialny za szkolenie pracowników i oferowanie im wsparcia, aby pomóc maksymalnie wykorzystać oprogramowanie zarządzające. Z drugiej strony zachęcanie do wirtualnych działań integracyjnych zespołu w kanałach komunikacji pomaga wzmocnić relacje zawodowe.
Kluczowe wskaźniki HR do śledzenia wzrostu kadry
HRIS może pomóc Ci obsługiwać analitykę danych HR, aby podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące pozyskiwania talentów i polityki zarządzania. Oto kilka najważniejszych wskaźników HR do śledzenia za pomocą HRIS:
Rekrutacja
Obejmują one wszystko, od pozyskiwania kandydatów po produktywność nowych pracowników. Pomagają ocenić, które źródła są najskuteczniejsze w zatrudnianiu, czy kandydaci faktycznie pozostają w pracy i jak szybko stają się produktywni. Niektóre z tych wskaźników mogą być śledzone przez HRIS, a nie przez oprogramowanie rekrutacyjne.
Absencja
Ten wskaźnik to procent dni, kiedy pracownik nie pojawia się w pracy z jakiegokolwiek powodu. Śledzenie tego wskaźnika może pomóc zidentyfikować obszary problemowe, takie jak niezorganizowane środowiska pracy lub problemy osobiste, które mogą wpływać na cały dział.
Istnieje wiele powodów, dla których pracownicy biorą wolne od pracy, i powinieneś być tego świadomy, aby podejmować lepsze decyzje dla swojej firmy. Na przykład, jeśli chodzi o zwolnienie chorobowe, główny powód brania wolnego jest związany ze zdrowiem psychicznym. Dlatego, jeśli Twoja firma doświadcza wysokich wskaźników absencji z powodu zwolnień chorobowych, możesz wdrożyć program zdrowia psychicznego, aby wspierać swoich pracowników.
Zaangażowanie i retencja pracowników
Zaangażowanie pracowników to miara tego, jak są zmotywowani i entuzjastyczni wobec swojej pracy, firmy i jej celów. Rosnąca liczba badań pokazuje, że zaangażowani pracownicy są bardziej produktywni, bardziej innowacyjni, podejmują lepsze decyzje biznesowe, mają lepsze umiejętności rozwiązywania problemów i osiągają wyższe wyniki satysfakcji klientów.
Retencja jest jednym z najlepszych wskaźników zdrowego biznesu. Jeśli regularnie tracisz pracowników, może to być oznaką kłopotów. Najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, czy masz problemy z retencją, jest śledzenie retencji w czasie. Możesz również segmentować swoje dane według działu lub menedżera, aby zidentyfikować źródło problemów.
Wskaźnik rotacji
Wskaźnik rotacji odnosi się do liczby pracowników, którzy opuszczają Twoją firmę w określonym okresie, zwykle miesiącu lub roku. Jest to jeden z najbardziej podstawowych wskaźników HR do śledzenia, ponieważ bezpośrednio wpływa na wynik finansowy Twojej organizacji. Ale jest również trudny do obliczenia, ponieważ istnieje wiele sposobów definiowania wskaźnika rotacji. Większość firm mierzy go jako procent pracowników, którzy odeszli w danym okresie, podzielony przez średnią liczebność kadry w tym okresie. Obliczając wskaźnik rotacji dobrowolnej, uwzględnij tylko pracowników, którzy zrezygnowali dobrowolnie; wskaźnik rotacji przymusowej odnosi się do pracowników, którzy zostali zwolnieni lub w inny sposób rozwiązali umowę z firmą.
Czas cyklu zatrudniania
Czas potrzebny na obsadzenie wolnego stanowiska może mieć ogromny wpływ na Twoją firmę. Zbyt długie cykle zatrudniania mogą sprawić, że Twój zespół będzie miał niedobory kadrowe, spowodować utratę pieniędzy i zmniejszyć produktywność. Z drugiej strony cykle zatrudniania, które są zbyt szybkie, mogą prowadzić do słabo wybranych kandydatów, którzy wyczerpują zasoby w inny sposób (jak wysoka rotacja). Mierząc czas cyklu zatrudniania dowiesz się, kiedy musisz przyspieszyć lub spowolnić procesy rekrutacyjne.
Oprogramowanie HRIS może pomóc przyciągnąć najlepsze talenty poprzez automatyzację procesów zatrudniania i pomoc w usprawnieniu onboardingu. Może również pomóc zatrzymać dobrych pracowników poprzez zarządzanie wynagrodzeniami, harmonogramami i świadczeniami. W tym artykule omówiliśmy, jak możesz wdrożyć system HRIS bez wpływania na normalny przepływ pracy Twojej firmy oraz wszystkie działy, które powinieneś zaangażować w proces.
Powiązane wideo: Zrozumienie wskaźników odpływu kadry w celu rozwoju siły roboczej: W tym filmie omawiamy wskaźniki odpływu pracowników i wskaźniki rotacji oraz sposób ich obliczania.
