Firmy wykorzystują 12,2 biliona arkuszy papieru rocznie – co stanowi ponad 50% generowanych przez nie odpadów. To nie jedyna strata, która jest związana z tym procesem. Bez oprogramowania do zarządzania dokumentami użycie papieru może być również znacznym obciążeniem finansowym dla firm.
Badanie przeprowadzone przez Gartner wskazuje, że aż 3% przychodów firmy jest wydawanych na papier. Nie wspominając o innych ukrytych kosztach użycia papieru, takich jak czas i pieniądze poświęcane na organizowanie, lokalizowanie i przechowywanie dokumentacji.
Dzięki odpowiedniemu systemowi zarządzania dokumentami firmy mogą lepiej dostosować się do bardziej zrównoważonych, wydajnych i bezpiecznych modeli biznesowych.
Ale czym jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jak firmy je wdrażają?
W tym artykule wyjaśniamy definicję, funkcje i korzyści z oprogramowania do zarządzania dokumentami oraz przedstawimy instrukcję krok po kroku dotyczącą przejścia na system dokumentów oparty na chmurze. Na koniec omawiamy, jak wykorzystywać rozwiązanie do zarządzania dokumentami Factorial.
Czym jest DMS HR?
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS), znane również jako EDMS lub oprogramowanie do zarządzania dokumentacją pracowniczą, to bezpapierowe rozwiązanie, które centralizuje procesy dokumentacji w organizacji. Dotyczy to przechowywania, zarządzania, podpisywania i udostępniania plików pracowników i firm, umów oraz dokumentacji prawnej.
Istnieją dwa rodzaje oprogramowania do zarządzania dokumentami: lokalne oraz oparte na chmurze. W zależności od modelu biznesowego i potrzeb w zakresie zgodności, jedna opcja może być lepiej dopasowana niż druga. Zazwyczaj rozwiązania oparte na chmurze są bardziej opłacalne i stanowią lepszy wybór dla firm, które chcą się rozwijać, ponieważ umożliwiają użytkownikom dostęp do plików z dowolnej lokalizacji i o dowolnej porze.
Dlaczego warto zautomatyzować zarządzanie dokumentami?
Istnieje wiele powodów, dla których firmy decydują się na automatyzację zarządzania dokumentami. Przede wszystkim automatyzacja usprawnia codzienne procesy i ogranicza marnotrawstwo. Poniżej przedstawiamy główne korzyści:
Zwiększona niezawodność
Operacje są fundamentem każdej organizacji. Jasne i uporządkowane procesy usprawniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną oraz codzienną współpracę.
Twój zespół będzie wiedział, jak uzyskiwać dostęp do dokumentów i udostępniać je w bezpieczny i niezawodny sposób. Niezależnie od tego, czy dokumenty dotyczą rekrutacji, onboardingu czy płac, cyfrowy system zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa zaufanie do procesów.
Opłacalność
Istnieje kilka sposobów, dzięki którym możesz zaoszczędzić, korzystając z systemu zarządzania dokumentami. Możesz wyeliminować liczne wydatki związane z użyciem papieru, w tym:
- Przestrzeń biurowa i magazynowa – koniec z ogromnymi szafami na akta i pomieszczeniami pełnymi folderów. System cyfrowy nie zajmuje dodatkowej przestrzeni, co pozwala lepiej zarządzać zasobami.
- Papier i drukowanie – drukowanie dokumentacji pracowniczej może być kosztowne, zwłaszcza w codziennej pracy zespołu.
- Dodatkowy personel – pracownicy mogą samodzielnie uzyskiwać dostęp do dokumentów i przesyłać je w razie potrzeby, bez angażowania innych osób. Eliminując rutynowe zadania, firma może lepiej alokować zasoby.
Zwiększone bezpieczeństwo
Firmy często borykają się z zagrożeniami bezpieczeństwa danych. Udostępnianie dokumentów przez e-mail nie chroni przed cyberatakami czy phishingiem. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zwiększa bezpieczeństwo poprzez:
- Kontrolę dostępu – określasz, kto może przeglądać i edytować dokumenty, zapewniając zgodność z przepisami i ochronę danych.
- Redukcję błędów – cyfrowe systemy minimalizują ryzyko zagubienia dokumentów i umożliwiają tworzenie niestandardowych plików i systemów organizacyjnych dla każdego rodzaju dokumentu.
- Przejrzysta dokumentacja – wszystkie dokumenty są uporządkowane i łatwo dostępne, co ułatwia audyty i monitorowanie procesów biznesowych.
Rozwiązanie zero waste
Zmniejszając zużycie papieru, firmy redukują wpływ na środowisko – ograniczają wylesianie, zanieczyszczenie wody i emisje CO₂.
Możliwości pracy zdalnej
System DMS umożliwia pracownikom bezpieczne podpisywanie dokumentów elektronicznie, co ułatwia pracę hybrydową i zdalną.
Jak wdrożyć DMS
Chociaż przejście z papierowego systemu archiwizacji na oprogramowanie do zarządzania dokumentami może początkowo wydawać się przytłaczające, może znacznie uprościć Twoje procesy w dłuższej perspektywie.
1) Utwórz foldery dla każdego typu dokumentu
Stwórz spójny system archiwizacji, najlepiej we współpracy między działami.
2) Prześlij dokumenty do swojego systemu
Jeśli Twoja firma używa wyłącznie papieru, przejście na skanowanie i przesyłanie początkowo może być długim procesem. Warto podzielić dokumentację na etapy i korzystać z funkcji masowego przesyłania plików.
3) Powiadom pracowników
Upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak przeglądać dokumenty i przesyłać je samodzielnie. Systemy z powiadomieniami ułatwiają komunikację.
Typowe funkcje systemów DMS
Systemy zarządzania dokumentami występują w różnych wersjach. Istnieje jednak kilka kluczowych funkcji, na które powinieneś zwrócić uwagę, szukając odpowiedniego rozwiązania dla swojego zespołu. Najlepsze systemy zarządzania dokumentami mają dostępne następujące narzędzia:
-
- Repozytorium dokumentów – centralizuje dokumenty, minimalizując czas ich wyszukiwania i zmniejszając ryzyko zagubienia.
- Podpis elektroniczny (e-podpis) – umożliwia szybkie i wygodne zatwierdzanie dokumentów prawnych.
- Zautomatyzowane przepływy pracy – automatycznie powiadamiają menedżerów i osoby odpowiedzialne o konieczności zatwierdzenia dokumentów.
- Zarządzanie dostępem – pozwala kontrolować, kto może przeglądać i edytować dokumenty.
- Działania masowe – umożliwiają wprowadzanie zmian w wielu dokumentach jednocześnie (np. dodanie pola w 100 formularzach).
Narzędzie do zarządzania dokumentami HR Factorial
Oprogramowanie Factorial zapewnia wydajne i bezpieczne przetwarzanie dokumentów pracowniczych i firmowych. System oparty na chmurze wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie, umożliwia komunikację z pracownikami, przesyłanie dokumentów, tworzenie niestandardowych przepływów pracy i definiowanie uprawnień dostępu.
Istnieje wiele systemów zarządzania dokumentami, które zapewniają użytkownikom podstawowe opcje przechowywania i przetwarzania. Jednak dzięki kompleksowemu oprogramowaniu Factorial do zarządzania HR możesz bezproblemowo przetwarzać paski wynagrodzeń, dowody tożsamości, umowy i wiele więcej – od rekrutacji, przez onboarding, aż po płace. System pomaga wyeliminować rutynowe zadania administracyjne i ograniczyć koszty. Poproś o demo, aby zobaczyć, jak Factorial może działać w Twojej firmie!
