Time to fill: jak obliczyć ten wskaźnik rekrutacyjny?

Rynek pracy przechodzi obecnie ogromną transformację. Firmy mierzą się z wieloma wyzwaniami rekrutacyjnymi wynikającymi z niestabilności gospodarczej, zmieniających się oczekiwań kandydatów oraz rozwoju AI. W efekcie pracodawcy muszą dostosować strategie rekrutacyjne, aby pozostać konkurencyjnymi i przyciągać najlepsze talenty. Ale te strategie nie powinny kończyć się na samym przyciąganiu odpowiednich osób – trzeba też zadbać o sprawne i efektywne doświadczenie kandydata w procesie zatrudnienia. Aby to osiągnąć, pracodawcy powinni skrócić time to fill, tak aby zdążyć skutecznie wdrożyć najlepszych kandydatów, zanim konkurencja zdąży złożyć im ofertę. Co więcej, najnowsze badania pokazują, że 70% osób poszukujących pracy traci zainteresowanie ofertą, jeśli nie otrzyma informacji zwrotnej w ciągu tygodnia po rozmowie kwalifikacyjnej. Jeśli Twój time to fill jest zbyt długi, prawdopodobnie negatywnie wpływa to na jakość Twojej kadry.

W dzisiejszym poradniku omówimy, czym jest time to fill i dlaczego ten wskaźnik KPI jest tak wartościowy w rekrutacji. Przyjrzymy się różnicom między time to fill a time to hire oraz sprawdzimy benchmarki, do których warto dążyć. Na koniec podzielimy się kilkoma wskazówkami, jak obliczać i skracać time to hire, aby przekształcać więcej kandydatów w wartościowych członków Twojego zespołu.

Czym jest time to fill?

Time to fill to ważny wskaźnik analityki HR, wykorzystywany do oceny efektywności lejka rekrutacyjnego. Mówiąc prosto, pokazuje, ile czasu zajmuje obsadzenie wakatu – od momentu otwarcia stanowiska do chwili, gdy nowo zatrudniona osoba zaakceptuje ofertę pracy. Dzięki temu możesz ocenić, jak sprawny jest Twój proces zatrudniania.

Im dłużej trwa publikacja ogłoszenia, tworzenie listy potencjalnych kandydatów, selekcja, rozmowy rekrutacyjne i finalne zatrudnienie, tym dłuższy będzie time to fill. A im dłuższy time to fill, tym większe prawdopodobieństwo, że proces rekrutacji nie działa tak efektywnie, jak powinien.

Dlaczego time to fill jest ważny?

Zrozumienie wskaźników rekrutacyjnych takich jak time to fill jest kluczowe dla biznesu, bo pozwala podejmować decyzje oparte na danych. Daje też wgląd w to, czy najlepsi kandydaci odpadają z procesu z powodu zbyt długiego czasu zatrudnienia. Dodatkowe korzyści to:

• Sprawniejszy proces rekrutacji: mierząc średni time to fill w firmie, możesz lepiej planować działania. Jeśli wiesz, że obsadzenie stanowiska starszego ekonomisty trwa średnio 45 dni, możesz rozpocząć rekrutację we właściwym momencie i dać zespołowi realistyczną perspektywę czasu potrzebnego na rekrutację, zatrudnienie i pełny onboarding.
• Mniejsze obciążenie obecnego zespołu: gdy zespół zna realny termin obsadzenia wakatu, łatwiej rozdziela obowiązki i repriorytetyzuje zadania. Dzięki temu pracownicy nie są przeciążeni pracą związaną z zastępowaniem brakującego pracownika bez planu działania.
• Zmniejszenie kosztów rekrutacji: znajomość time to fill pomaga zidentyfikować nieefektywności i wprowadzić zmiany w procesie. Skrócenie średniego czasu obsadzenia stanowiska ogranicza koszty zarówno nadgodzin obecnych pracowników, jak i długotrwałej, kosztownej rekrutacji.

Co mówi Ci wskaźnik time to fill?

Skoro znasz już znaczenie time to fill, zobaczmy, jakie praktyczne informacje daje ten wskaźnik. Time to fill pomaga:

• Ocenić, jak efektywny jest proces rekrutacyjny i gdzie pojawiają się „wąskie gardła”. Na przykład może się okazać, że czas wydłuża się, bo nie korzystasz z odpowiednich kanałów publikacji ogłoszeń.
• Lepiej planować strategię rekrutacji, onboarding i przekazywanie obowiązków, dzięki precyzyjnej wiedzy na temat czasu potrzebnego na obsadzenie stanowiska.
• Wdrażać działania usprawniające proces. Co ciekawe, jeśli time to fill jest zbyt krótki, może to oznaczać, że zadajesz niewłaściwe pytania i nie weryfikujesz dopasowania, co zwiększa rotację i koszty pracy. Zatrudnianie nieodpowiednich osób może też obniżyć przychód na pracownika.
• Zidentyfikować, które role obsadza się dłużej i czy w niektórych działach proces rekrutacji powinien być dłuższy. Da się też ustalić, które źródła działają najlepiej dla danych typów wakatów (np. administrację szybciej obsadzisz przez agencję, a role specjalistyczne skuteczniej przez ogłoszenia na LinkedIn).
• Zmniejszać ryzyko braków kadrowych, które uderzają w produktywność i prowadzą do wypalenia pracowników.
• Poprawiać doświadczenie kandydata, bo wiele osób traci zainteresowanie, gdy po rozmowie zbyt długo nie dostaje odpowiedzi.

Time to fill vs. time to hire

Zanim pójdziemy dalej, doprecyzujmy różnicę między time to fill a time to hire.

Te wskaźniki bywają używane zamiennie, ale w praktyce mierzą różne etapy procesu. Kluczowa różnica to moment, od którego zaczynasz liczyć czas:

• Time to fill to wskaźnik „dłuższy”. Liczenie zaczyna się w momencie publikacji (lub otwarcia) stanowiska i kończy, gdy kandydat akceptuje ofertę. Ten wskaźnik pozwala ocenić efektywność całego procesu rekrutacyjnego, od początku do końca oraz pomaga znaleźć wąskie gardła
• Time to hire to wskaźnik „krótszy”. Liczenie zaczyna się, gdy kandydat aplikuje i kończy się w momencie akceptacji oferty. Skupia się bardziej na doświadczeniu kandydata oraz na tym, jak sprawnie działa zespół rekrutacyjny i hiring managerowie.

Jak obliczyć time to fill w firmie

W praktyce należy skupić się na dwóch różnych wskaźnikach: średnim czasie potrzebnym na obsadzenie stanowiska w całej organizacji oraz czasie potrzebnym na obsadzenie stanowiska w określonych działach oraz konkretnych ról.

Jak obliczyć średni time to fill?

Średni time to fill to przeciętna liczba dni kalendarzowych potrzebna do obsadzenia stanowiska w firmie. Zanim zaczniesz liczyć, musisz ustalić, kiedy zaczynasz mierzyć czas np. gdy:

• manager zgłasza wakat do akceptacji,
• HR lub finanse akceptują wniosek o otwarcie stanowiska,
• rekrutacja publikuje ogłoszenie.

Musisz też zdecydować, kiedy uznajesz stanowisko za obsadzone: zwykle jest to moment zaakceptowania oferty, ale czasem przyjmuje się dzień podpisania umowy.

Gdy ustalisz zasady, obliczenie jest proste:

Time to fill (średnio) = (TTF1 + TTF2 + TTF3 + …) / liczba obsadzonych stanowisk w danym okresie

Przykład: jeśli zatrudniłeś/aś 2 osoby w roku, a obsadzenie pierwszej roli trwało 10 dni, a drugiej 40 dni, to:

(10 + 40) / 2 = 25 dni średniego time to fill

Time to fill dla konkretnych ról i działów

Możesz też rozbić wskaźnik według roli lub działu. To szczególnie przydatne w większych organizacjach – wtedy lepiej planujesz zasoby i czas, bo np. zatrudnienie doświadczonego inżyniera zwykle trwa dłużej niż zatrudnienie recepcjonisty/recepcjonistki.

Analizując średnie czasy dla różnych stanowisk i działów, zyskujesz dokładniejszy obraz, który ułatwia planowanie przyszłych potrzeb rekrutacyjnych.

Jak skrócić time to fill

Istnieje kilka strategii, które przyspieszają proces i sprawiają, że rekrutacja działa płynniej.

Oto kilka przykładów:

Zredukuj wąskie gardła w rekrutacji

Zrób audyt procesu zatrudniania i sprawdź, co go spowalnia. Może korzystasz z nietrafionych źródeł pozyskiwania kandydatów? Może komunikacja między hiring managerami a kandydatami nie jest efektywna? A może decyzje po rozmowach trwają zbyt długo? Im więcej danych zbierzesz i im więcej problemów wyeliminujesz, tym sprawniejszy będzie proces.

Uruchom program poleceń

Program poleceń potrafi znacząco skrócić rekrutację, bo omijasz etap publikacji ogłoszeń i sourcingu. Polega to na tym, że obecni pracownicy polecają osoby, które mogą pasować do firmy. Założenie jest proste: ludzie często znają osoby o podobnych kompetencjach i podejściu do pracy – a jeśli masz świetnego pracownika, jego/jej sieć kontaktów może być równie wartościowa.

Mierz i monitoruj metryki rekrutacyjne

Regularnie mierz wskaźniki HR KPI rekrutacyjne, aby mieć wgląd w każdy etap procesu i szybko wykazać wąskie gardła. Poza metrykami stricte rekrutacyjnymi warto monitorować też satysfakcję, retencję i różnorodność, bo wpływają na reputację pracodawcy, a w konsekwencji na time to fill.

Korzystaj z właściwej technologii rekrutacyjnej

Narzędzia i systemy mają ogromny wpływ na płynność procesu. Potrzebujesz:

• oprogramowania analitycznego HR, które zbiera i monitoruje KPI (w tym time to fill),
• sprawnego ATS (Applicant Tracking System), który przyspiesza dostęp do talent pool i sourcing,
• automatyzacji komunikacji z kandydatami, umawiania rozmów i screeningu.

Dodatkowo dashboard rekrutacyjny ułatwia kontrolę ścieżki kandydata i pilnowanie komunikacji na każdym etapie,  co skraca czas potrzebny na zatrudnienie i zwiększa szansę, że najlepsi kandydaci nie „wypadną” z procesu.

Narzędzia i oprogramowanie, z których korzystasz, mogą mieć ogromny wpływ na płynność procesu rekrutacji. Po pierwsze, musisz korzystać z oprogramowania do analizy HR, które pomaga gromadzić, mierzyć i monitorować wszystkie kluczowe wskaźniki efektywności, w tym czas potrzebny do obsadzenia stanowiska. Potrzebujesz również niezawodnego systemu ATS (Applicant Tracking System), aby przyspieszyć dostęp do bazy talentów i znaleźć kandydatów, którzy będą pasować do wolnych stanowisk. Funkcje automatyzacji mogą pomóc w lepszej komunikacji z kandydatami, automatyzacji planowania rozmów kwalifikacyjnych i przyspieszeniu procesów selekcji. Wszystko to pozwala zaoszczędzić cenny czas w procesie rekrutacji.

Kolejną zaletą oprogramowania rekrutacyjnego jest dostęp do dashboardu HR, który zapewnia łatwy dostęp do wszystkich danych potrzebnych na każdym etapie procesu rekrutacji. Pulpit rekrutacyjny, podobnie jak inne formy pulpitów HR, jest intuicyjną przestrzenią, którą można wykorzystać do wizualnego śledzenia przebiegu procesu rekrutacyjnego każdego kandydata. W ten sposób można zapewnić kandydatom informacje na każdym etapie procesu i skrócić całkowity czas poświęcany na zatrudnianie nowych pracowników. Można również wykorzystać technologię rekrutacyjną do automatyzacji raportów HR, aby uzyskać jaśniejszy obraz procesu rekrutacyjnego i zidentyfikować obszary, które mogą spowalniać czas potrzebny na zatrudnienie.

Benchmarki time to fill

Samo mierzenie i porównywanie do poprzedniego roku to za mało – warto też spojrzeć, jak wypadasz na tle rynku.

The Society of Human Resource Management (SHRM) podaje średni time to fill wynoszący 42 dni, ale benchmarki mocno różnią się w zależności od branży. Na przykład według ostatniego badania przeprowadzonego przez LinkedIn, role inżynieryjne zajmują średnio 49 dni, a stanowiska w branży rekreacyjnej i hotelarskiej średnio 20 dni.

Ogólnie rzecz biorąc, według badania Gartner Recruiting Effectiveness Survey, time to fill wzrósł o 18% między 2020 a 2021 rokiem, co oznacza, że firmy potrzebowały średnio około dwóch tygodni więcej niż w 2020. Opóźnienie to może mieć negatywny wpływ na każdą firmę, powodując spadek wydajności i wzrost liczby odrzuconych ofert. Wyraźnie podkreśla to rosnącą potrzebę ustanowienia opartych na danych punktów odniesienia, które pomogą osiągnąć cele związane z wskaźnikiem time to fill.

Dodatkowe metryki rekrutacyjne, które warto śledzić

Pamiętaj, że time to fill nie jest jedyną metryką. W rekrutacji warto regularnie monitorować m.in.:

• Jakość zatrudnienia
• Doświadczenia kandydatów
• Źródło zatrudnienia
• Fluktuacja kadr w pierwszym roku
• Liczba kandydatów na jedno stanowisko
• Koszt zatrudnienia
• Wskaźnik akceptacji ofert
• Wskaźnik selekcji 

Przyjrzyjmy się kilku z nich.

Jakość zatrudnienia

Jakość zatrudnienia to KPI, które mierzy wartość, jaką nowo zatrudniona osoba wnosi do organizacji. Pomaga określić, jak bardzo nowy pracownik wpływa na wyniki biznesu w porównaniu do oczekiwań sprzed zatrudnienia. Wskaźnik bazuje m.in. na retencji, wynikach pracy, satysfakcji i zaangażowaniu.

To świetny sposób, aby obliczyć ROI procesu rekrutacji i ocenić, czy nowo zatrudniona osoba spełnia oczekiwania. Pomaga też wykryć problemy w procesach pozyskiwania talentów i zatrudniania, a następnie poprawić doświadczenie kandydata co ułatwia przyciąganie wartościowych, produktywnych i lojalnych pracowników.

Źródło zatrudnienia

Ten wskaźnik pokazuje, które platformy dostarczają największą liczbę jakościowych kandydatów: portale z ofertami pracy, social media, polecenia czy agencje rekrutacyjne. Dzięki temu możesz lepiej alokować budżet i wysiłki.

Doświadczenia kandydatów

Doświadczenie kandydata wpływa na wiele obszarów. Złe doświadczenie może również wpłynąć na czas potrzebny do obsadzenia stanowiska, ponieważ jeśli wielu kandydatów ma złe doświadczenia, znalezienie osoby, która przyjmie ofertę pracy, zajmie znacznie więcej czasu.

Dbaj o komunikację: informuj regularnie, mierz doświadczenia ankietami, reaguj na zgłoszone problemy, wysyłaj aktualizacje statusu aplikacji. Po rozmowie przekaż wynik jak najszybciej – to realnie wpływa na to, czy kandydat zaakceptuje ofertę i czy zdążysz zatrudnić najlepsze osoby, zanim zrobi to konkurencja.