Wskaźnik retencji pracowników – kompletny przewodnik dla pracodawców

Twój wskaźnik retencji pracowników jest bezpośrednim odzwierciedleniem kondycji organizacji. Dlaczego? Ponieważ im dłużej pracownik pozostaje w firmie, tym lepiej rozumie jej cele i tym bardziej angażuje się w swoją rolę. W rezultacie staje się bardziej produktywny, zmotywowany i zaangażowany.

Retencja pracowników nigdy nie była tak istotna, szczególnie w kontekście skutków tzw. Wielkiej Rezygnacji (Great Resignation) i rosnącej rotacji pracowników. W efekcie organizacje z różnych branż starają się zrozumieć i poprawić swoje wskaźniki retencji, aby budować silniejsze i bardziej zaangażowane zespoły.

Czym więc jest wskaźnik retencji i jak go obliczyć? Przyjrzyjmy się temu bliżej w poniższym kompleksowym przewodniku.

Czym jest wskaźnik retencji?

Retencja i rotacja pracowników bywają używane zamiennie, jednak w rzeczywistości są to dwa przeciwstawne, choć równie ważne wskaźniki HR.

Rotacja pokazuje tempo, w jakim pracownicy odchodzą z firmy, natomiast retencja mierzy, ilu z nich zostaje. Rotacja koncentruje się na odejściach i oblicza się ją poprzez podzielenie liczby odchodzących pracowników przez średnią liczbę zatrudnionych w danym okresie, uwzględniając nowych pracowników. Retencja natomiast dotyczy wyłącznie odsetka osób, które pozostały w organizacji przez określony czas. Innymi słowy, pokazuje, jak długo pracownicy pozostają w firmie po zatrudnieniu.

Co wskaźnik retencji mówi o Twoich procesach?

Regularne monitorowanie retencji jest bardzo ważne.

Wskaźnik retencji pomaga wykryć obszary wymagające poprawy i wpływa na ogólną kondycję organizacji – zwłaszcza w zakresie doświadczeń pracowników i utrzymania stabilnej kadry.

Niski wskaźnik retencji może wskazywać na:

• problemy w procesie rekrutacji,
• niedoskonały onboarding,
• brak szkoleń i możliwości rozwoju,
• problemy kulturowe,
• niewystarczające wsparcie i przywództwo ze strony menedżerów.

Monitorując retencję i wdrażając strategie utrzymania pracowników, możesz zwiększyć produktywność, budować silniejsze zespoły i ograniczyć koszty rekrutacji oraz szkoleń. Zamiast stale zastępować odchodzące osoby, możesz skupić się na działaniach strategicznych.

Wzór na wskaźnik retencji

Regularne obliczanie wskaźnika retencji pracowników może dostarczyć cennych informacji na temat skuteczności procesów wewnętrznych, ale może również pomóc w określeniu pozycji firmy na tle konkurencji. Jeśli wskaźnik ten jest niższy od średniej w branży, oznacza to, że coś nie działa prawidłowo w firmie. Dlatego tak ważne jest regularne śledzenie tego wskaźnika i ustalanie punktów odniesienia dla ciągłego doskonalenia.

Istnieje kilka wzorów, które można wykorzystać do obliczenia wskaźnika retencji pracowników. Najczęściej stosowanym wzorem jest jednak ten:

(liczba pracowników na koniec okresu ÷ liczba pracowników na początku okresu) × 100 = wskaźnik retencji (%)

Możesz również osobno obliczać retencję dla odejść dobrowolnych i przymusowych, aby lepiej zrozumieć przyczyny zmian.

Jak obliczyć wskaźnik retencji – krok po kroku

1. Określ okres pomiaru

Pierwszym krokiem w obliczaniu wskaźnika retencji jest określenie okresu, który chcesz mierzyć. Będzie to zależało od tego, jak często chcesz śledzić ten wskaźnik. Możesz to robić co roku, co sześć miesięcy lub co kwartał. Jeśli jednak wybierzesz dłuższy okres, trudniej będzie zidentyfikować czynniki, które mogą mieć wpływ na retencję. Mogą to być na przykład wahania sezonowe, przedłużenia umów lub oceny wyników. Dlatego zalecamy śledzenie tego wskaźnika co miesiąc. Dzięki temu uzyskasz jaśniejszy obraz wpływu wszelkich zmian w Twojej firmie i znacznie łatwiej będzie Ci zidentyfikować procesy, które należy ulepszyć, aby zwiększyć wskaźnik retencji.

Co najważniejsze, kluczowe jest zachowanie konsekwencji w odniesieniu do wybranego okresu pomiaru wskaźnika retencji oraz stosowanie tego samego przedziału czasowego w kolejnych obliczeniach. Ułatwia to kwantyfikację i porównywanie postępów oraz wykrywanie wzorców, niuansów i trendów. Regularne dane mogą również służyć jako wczesny sygnał ostrzegawczy, dzięki czemu można zająć się potencjalnymi problemami, zanim staną się one poważniejsze.

2. Ustal liczbę pracowników

Po ustaleniu ram czasowych potrzebne będą jeszcze dwa dodatkowe punkty danych.

Pierwszym z nich jest łączna liczba pracowników zatrudnionych w pierwszym dniu określonego okresu. Na przykład, jeśli obliczasz wskaźnik retencji za marzec, sprawdź, ilu pracowników zatrudniałeś 1 marca. Załóżmy, że w tym dniu zatrudniałeś 100 pracowników. Łączna liczba pracowników na początku okresu wynosi zatem 100.

Drugim punktem danych jest łączna liczba pracowników zatrudnionych w ostatnim dniu określonego okresu. Nie należy uwzględniać nowych pracowników, którzy dołączyli do firmy w tym czasie. Interesują nas wyłącznie pracownicy, którzy są zatrudnieni od pierwszego dnia określonego okresu. Kontynuując powyższy przykład, będzie to liczba pracowników zatrudnionych na dzień 31 marca. Załóżmy, że w tym dniu zatrudnionych było 98 pracowników. Łączna liczba pracowników na koniec okresu wynosi zatem 98.

Następnie wystarczy odjąć liczbę pracowników na koniec okresu od liczby pracowników na początku okresu, aby określić, ilu pracowników odeszło w określonym okresie:

100 – 98 = 2 pracowników odeszło z firmy.

3. Oblicz retencję

Kolejnym krokiem jest wykorzystanie tych danych do obliczenia wskaźnika retencji pracowników. W tym celu wystarczy podzielić liczbę pracowników, którzy pozostali w firmie przez cały okres (łączna liczba pracowników na koniec okresu) przez liczbę pracowników zatrudnionych w pierwszym dniu (łączna liczba pracowników na początku okresu):

98 (liczba pracowników na koniec okresu) ÷ 100 (liczba pracowników na początku okresu) = 0,98

Ta liczba dziesiętna stanowi wskaźnik retencji za marzec.

4. Zamień na procent

Możesz pozostawić tę wartość jako liczbę dziesiętną. Jednak większość firm decyduje się na przeliczenie wartości dziesiętnej na procent, ponieważ w ten sposób łatwiej ją zrozumieć i porównać w czasie.

Aby przeliczyć liczbę dziesiętną na procent, wystarczy pomnożyć ją przez 100:

0,98 * 100 = 98% retencji pracowników w marcu.

Ogólnie rzecz biorąc, im wyższy jest ten wskaźnik, tym lepiej. Poniżej wyjaśnimy to nieco dokładniej.

Kiedy już zrozumiesz, jak obliczać wskaźniki retencji pracowników, możesz zacząć badać procesy w swojej firmie, które mogą mieć wpływ na ten wskaźnik.

Przykłady obliczeń wskaźnika retencji

Przykład 1

Supermarket przy głównej ulicy zatrudniał 20 pracowników na początku pierwszego kwartału 2023 r. (1 stycznia). W ostatnim dniu pierwszego kwartału (31 marca) 15 z 20 pierwotnych pracowników nadal pracowało w supermarkecie. W tym czasie supermarket zatrudnił 3 nowych pracowników zastępczych. Ponieważ jednak ten wskaźnik koncentruje się wyłącznie na utrzymaniu pracowników, pominiemy tych 3 pracowników.

Na podstawie tych informacji możemy ustalić, że:

• Liczba pracowników na początku określonego okresu wynosi 20.
• Liczba pracowników zatrzymanych na koniec określonego okresu wynosi 15.
• 5 pracowników zakończyło umowę o pracę (z własnej woli lub z przyczyn niezależnych od nich)

Obliczenia będą zatem następujące:

15 (liczba pracowników na koniec okresu) ÷ 20 (liczba pracowników na początku okresu) = 0,75

Następnie:

0,75 * 100 = 75% wskaźnik retencji w pierwszym kwartale 

Przykład 2

Przyjrzyjmy się jeszcze jednemu przykładowi.

Międzynarodowa firma marketingowa zatrudniała 480 pracowników na początku 2022 r. (1 stycznia). W ostatnim dniu 2022 r. (31 grudnia) 220 z pierwotnych 480 pracowników nadal pracowało w firmie. W tym czasie firma zatrudniła 23 nowych pracowników zastępczych, których nie będziemy brać pod uwagę.

Na podstawie tych informacji możemy ustalić, że:

• Liczba pracowników na początku określonego okresu wynosi 480. 
• Liczba pracowników pozostających w firmie na koniec określonego okresu wynosi 220.
• 260 pracowników zakończyło umowę o pracę (z własnej woli lub z przyczyn niezależnych od nich).

Obliczenia będą zatem następujące:

220 (liczba pracowników na koniec okresu) ÷ 480 (liczba pracowników na początku okresu) = 0,46.

Następnie:

0,46 * 100 = 46% wskaźnik retencji pracowników w 2022 r. 

Jaki wskaźnik retencji jest dobry?

Zasadniczo wskaźnik retencji pracowników na poziomie 90% lub wyższym uznaje się za dobry. Jednak w ostatnich latach średnia ta nieco spadła, odzwierciedlając wysoką liczbę dobrowolnych odejść, które miały miejsce w wielu przedsiębiorstwach od czasu pandemii. Należy również wziąć pod uwagę średnią dla danej branży, ponieważ może się ona różnić. Na przykład branże detaliczna, usługowa i restauracyjna mają zazwyczaj znacznie niższe wskaźniki retencji pracowników ze względu na wysoką rotację i sezonowe wahania zatrudnienia. Skuteczne zarządzanie zmianami w restauracjach ma zasadnicze znaczenie dla zwalczania wysokich wskaźników rotacji pracowników i sezonowych wahań, które są powszechne w tej branży.

Natomiast następujące branże: rządowa, finansowa, ubezpieczeniowa i edukacyjna, mają zazwyczaj znacznie wyższy wskaźnik retencji. Najlepszym sposobem na ocenę, czy poziom retencji pracowników jest satysfakcjonujący, jest przeanalizowanie średnich wartości tego parametru w danej branży.

Jak poprawić wskaźnik retencji?

Istnieje wiele powodów, dla których wskaźnik retencji może być niski. 

Przyczyny wysokiej rotacji pracowników obejmują:

• Problemy związane z zarządzaniem
• Nieskuteczne procesy rekrutacyjne
• Niskie wynagrodzenia
• Brak możliwości rozwoju pracowników, możliwości awansu i planowania sukcesji
• Negatywna kultura i atmosfera w miejscu pracy

Po obliczeniu wskaźnika retencji pracowników kolejnym krokiem jest zidentyfikowanie potencjalnych przyczyn i wdrożenie strategii zatrzymania pracowników, aby je wyeliminować. Odpowiednie strategie mogą pomóc w usprawnieniu procesów wewnętrznych, poprawie doświadczeń pracowników i zatrzymaniu większej liczby personelu. W rezultacie zmniejszysz ogólne koszty rotacji, zwiększysz produktywność pracowników oraz poprawisz ich zaangażowanie i lojalność wobec organizacji.

Zatrudniaj odpowiednich ludzi

Zatrzymanie pracowników zaczyna się od tego, kogo zatrudniasz. Im lepiej potrafisz zatrudniać odpowiednich ludzi na każde stanowisko i do całej organizacji, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że odejdą z Twojej firmy.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci usprawnić proces rekrutacji:

• Stwórz szczegółowe opisy stanowisk, aby pracownicy rozumieli dokładnie, jakie są zadania i obowiązki związane z danym stanowiskiem.
• Przeprowadź dokładną weryfikację kandydatów, w tym sprawdź referencje i przeszłość.
• Upewnij się, że kandydaci posiadają wymagane umiejętności i kwalifikacje, zanim przejdą do etapu rozmowy kwalifikacyjnej.
• Podczas rozmów kwalifikacyjnych poznaj kandydatów, aby zorientować się, czy pasują do danego stanowiska, Twojej firmy i zespołu, w którym będą pracować.
• Nie należy również pomijać znaczenia kultury organizacyjnej firmy. Oprócz umiejętności i doświadczenia kandydaci powinni dobrze wpisywać się w przyjęty sposób działania i współpracy. Istotne jest, aby podzielali wartości organizacji oraz posiadali cechy osobowości sprzyjające efektywnemu funkcjonowaniu w danym środowisku pracy.

Oferuj konkurencyjne wynagrodzenie i pakiety świadczeń

Twoje wynagrodzenie i pakiety świadczeń również będą miały duży wpływ na poziom retencji pracowników. Jeśli nie płacisz pracownikom sprawiedliwie, wkrótce zaczną oni szukać lepszych możliwości gdzie indziej. Monitoruj średnie wynagrodzenia w swojej branży oraz na poszczególnych stanowiskach w organizacji, aby mieć pewność, że oferowane wynagrodzenia pozostają konkurencyjne. Strony takie jak PayScale mogą być świetnym narzędziem do tego celu. 

To samo dotyczy wszelkich dodatkowych świadczeń, które możesz oferować. Czy istnieją jakieś świadczenia dodatkowe, które mógłbyś zaoferować, aby uatrakcyjnić pakiety wynagrodzeń? Świadczenia takie jak elastyczne zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych, a także okazjonalne imprezy firmowe, mogą w istotnym stopniu wpływać na poprawę morale w miejscu pracy oraz zwiększenie poziomu satysfakcji pracowników.

Wspieraj rozwój pracowników

Pracownicy muszą czuć, że w firmie, w której pracują, mają szansę na rozwój i awans. Według raportu LinkedIn z 2018 r. o nauce w miejscu pracy, 94% pracowników zostałoby dłużej w firmie, gdyby pracodawcy inwestowali w ich karierę. 

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, wdroż program szkoleniowy i rozwojowy i zaangażuj w niego wszystkich pracowników. Porozmawiaj z pracownikami, aby dowiedzieć się, jakie są ich cele i aspiracje, i zaoferuj im wsparcie, które pomoże im je osiągnąć. Jeśli pracownik ma jasno określoną ścieżkę kariery w Twojej firmie, będzie znacznie mniej skłonny do poszukiwania możliwości rozwoju u konkurencji. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli zapewniasz mu również możliwości edukacyjne, które pomogą mu się rozwijać.

Popraw kulturę organizacyjną i środowisko pracy

Jednym z najlepszych sposobów na zatrzymanie najlepszych pracowników i zwiększenie wskaźnika retencji jest stworzenie kultury i środowiska, w którym pracownicy czują się doceniani, szanowani i mają poczucie sprawczości. Im bardziej komfortowo i swobodnie czują się pracownicy, tym chętniej będą dla Ciebie pracować. Natomiast toksyczne środowisko pracy może skutkować wysoką rotacją pracowników i bardzo niskim wskaźnikiem retencji. 

Pracownicy muszą czuć, że ich praca jest ważna i że bezpośrednio przyczyniają się do sukcesu Twojej organizacji. Upewnij się, że pracownicy rozumieją cel i zadania firmy. Skoncentruj się na budowaniu kultury opartej na wartościach i zaangażowaniu pracowników w realizację wartości i misji firmy. Jeśli pracownicy poczują, że są ważni oraz należą do zespołu, będą mieli znacznie silniejsze poczucie zaangażowania w organizację.

Regularnie zbieraj opinie pracowników

Na koniec pamiętaj, aby regularnie zbierać opinie pracowników, aby śledzić ich nastroje i poziom zadowolenia z pełnionych funkcji oraz całej organizacji. Doskonałym narzędziem do tego celu mogą być ankiety dotyczące satysfakcji pracowników. Nie muszą one być długie – prosta ankieta dotycząca wskaźnika eNPS może być świetnym sposobem na śledzenie poziomu satysfakcji pracowników. Zebrane opinie można następnie wykorzystać do poprawy doświadczeń pracowników i zwiększenia wskaźnika ich retencji.

Monitoruj dane HR w  jednej, scentralizowanej platformie 

Najłatwiejszym sposobem zarządzania wskaźnikami HR jest wykorzystanie systemu HRIS, który automatyzuje zbieranie danych i zapewnia dostęp do bieżących raportów. Dashboard HR pozwala analizować retencję, rotację, satysfakcję, efektywność i inne KPI, co ułatwia podejmowanie decyzji strategicznych i ciągłe doskonalenie doświadczeń pracowników.

Najprostszym sposobem na śledzenie wskaźników HR jest wykorzystanie systemu HRIS do automatyzacji i usprawnienia procesów gromadzenia danych, który zapewnia łatwy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Oprócz retencji pracowników, kompleksowy pulpit wskaźników HR może również pomóc w śledzeniu innych wskaźników KPI, które mogą mieć wpływ na retencję, takich jak wskaźniki wydajności pracowników, wskaźniki różnorodności, rotacja, satysfakcja pracowników i tempo rozwoju organizacji. Wszystkie te dane mogą zostać wykorzystane do przewidywania przyszłych zachowań, mierzenia wpływu wszelkich zmian wprowadzonych w procesach HR oraz podejmowania świadomych decyzji strategicznych dotyczących działalności firmy.

Kompleksowy system HRIS firmy Factorial zapewnia łatwy dostęp do wszystkich tych danych. Co więcej, nasz system automatycznie generuje te wskaźniki na podstawie informacji wprowadzonych przez Ciebie i Twoich pracowników. A co najważniejsze, możesz zwizualizować swoje wskaźniki KPI bezpośrednio z własnego pulpitu nawigacyjnego wskaźników HR. Całość w znaczący sposób ułatwia monitorowanie wskaźnika retencji, co pozwala systematycznie doskonalić doświadczenia pracowników oraz skutecznie zatrzymywać talenty kluczowe dla rozwoju firmy.