Wszystkie organizacje dysponujące zespołem pracowników, niezależnie od ich wielkości, potrzebują odpowiedniego systemu HRIS do przechowywania danych kadrowych i zarządzania nimi. W miarę jak Twoja organizacja zmienia się lub rośnie, możesz zdać sobie sprawę, że używany wcześniej system HRIS już nie spełnia Twoich potrzeb.
Jednak przejście między dwoma systemami oprogramowania HR może wiązać się z wyzwaniami. Jak więc przejść z jednego systemu na drugi i zrobić to dobrze?
Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz upgrade do bardziej zaawansowanego rozwiązania, przechodzisz do innego dostawcy, czy konsolidujesz wiele systemów w jeden, dobrze zaplanowane i wykonane przejście jest niezbędne, aby zapewnić płynną i udaną migrację.
Od oceny potrzeb i migracji danych po szkolenie pracowników i bieżące wsparcie, zapewnimy Ci cenne informacje i praktyczne wskazówki, aby pewnie przejść przez tę transformację i osiągnąć optymalne rezultaty.
Czym jest oprogramowanie HRMS?
Oprogramowanie HR, czyli oprogramowanie HRMS, to scentralizowane narzędzie usprawniające procesy zarządzania zasobami ludzkimi. Przechowuje dane pracowników, automatyzuje zadania i poprawia efektywność.
Oprogramowanie HR obejmuje szereg funkcji i modułów, które odpowiadają różnym aspektom zarządzania HR. Moduły te zazwyczaj obejmują zarządzanie informacjami o pracownikach, administrację płacami i świadczeniami, śledzenie procesu rekrutacji, zarządzanie wynikami, szkolenia i rozwój, ewidencję czasu i obecności oraz zarządzanie zgodnością z przepisami.
Jedną z podstawowych funkcji oprogramowania HR jest centralizacja danych pracowników w bezpieczny i łatwo dostępny sposób. Umożliwia specjalistom HR i menedżerom przechowywanie i odzyskiwanie istotnych informacji o pracownikach, takich jak dane osobowe, historia zatrudnienia, stanowiska, dane dotyczące wynagrodzenia i oceny wyników. Ten sposób centralizacji danych eliminuje potrzebę prowadzenia dokumentacji papierowej.
Poprzez automatyzację rutynowych zadań administracyjnych oprogramowanie HR oszczędza znaczny czas i wysiłek specjalistów HR. Zadania takie jak wdrażanie pracowników (onboarding), zarządzanie urlopami i generowanie raportów HR mogą zostać zautomatyzowane, redukując błędy manualne i zwiększając efektywność operacyjną. Ponadto oprogramowanie HR często obejmuje portale samoobsługowe dla pracowników, umożliwiające im dostęp i aktualizację informacji na swój temat, składanie wniosków urlopowych oraz przeglądanie polityk firmowych i ogłoszeń.
Różnica między HRMS, HCM i HRIS
Być może spotkałeś się z innymi akronimami dotyczącymi technologii HR, takimi jak HRIS czy HCM. Jaka jest różnica? Dość subtelna. Przyjrzyjmy się bliżej, aby wyjaśnić, co oznaczają te skróty i co zapewniają te różne systemy.
HRIS (Human Resource Information System): System informacji o zasobach ludzkich
Oprogramowanie HRIS jest często uważane za najbardziej „podstawowe”. Śledzi dane liczbowe i informacje o pracownikach oraz oferuje analitykę w celu identyfikowania potrzeb w miejscu pracy.
HCM (Human Capital Management): Zarządzanie kapitałem ludzkim
Odnosi się to do ogólnego podejścia, jakie firma stosuje do zarządzania swoim najważniejszym zasobem: ludźmi. HCM wykorzystuje dane dotyczące zasobów ludzkich do podejmowania lepszych strategicznych decyzji organizacyjnych. Oprogramowanie HCM może obejmować rekrutację, wynagrodzenia i świadczenia, zarządzanie talentami oraz ewidencję obecności.
HRMS (Human Resource Management System): System zarządzania zasobami ludzkimi
To oprogramowanie jest uważane za najbardziej rozbudowane. Gromadzi te same informacje co oprogramowanie HCM lub HRIS, z dodatkiem informacji niekwantytatywnych dotyczących pracowników i kandydatów. Oprogramowanie HRMS może obejmować takie funkcje jak onboarding, satysfakcja pracowników i inne.
4 oznaki, że jesteś gotowy na wdrożenie oprogramowania HRMS
Teraz, gdy znasz już terminologię, możemy omówić cztery główne oznaki, że Ty i Twoja firma jesteście gotowi na rewolucję HRMS.
1. Jesteś przytłoczony zadaniami administracyjnymi
Jest duża różnica między byciem produktywnym a byciem zajętym. Jeśli Twój zespół HR grzęźnie we wprowadzaniu danych do arkuszy kalkulacyjnych, gonieniu pracowników po podpisy lub obsługiwaniu każdego pojedynczego wniosku urlopowego, nadszedł czas na zmiany. Automatyzacja zadań administracyjnych uwolni personel HR, aby mógł optymalizować produktywność i satysfakcję pracowników.
2. Musisz walczyć z wieloma systemami lub przeszukiwać pliki, aby znaleźć ważne informacje
Jeśli Twój dział HR tkwi w przeszłości, używając długopisu i papieru lub stosując osobny system dla każdej funkcji administracyjnej, nadszedł czas, aby wypróbować HRMS. Umieść wszystko w jednym miejscu, aby zaoszczędzić cenny czas. Zapewni to również, że ważne dokumenty nie zgubią się w natłoku spraw.
📌 Wskazówka: Kiedy już zainwestujesz w oprogramowanie HR, nie zapomnij wyrzucić tych szafek na akta! Prowadzenie dokumentacji papierowej to nie tylko nieefektywność; to również zagrożenie pożarowe.
3. Twoi pracownicy są rozproszeni – dosłownie
Obecnie więcej osób niż kiedykolwiek pracuje zdalnie. Niezależnie od tego, czy masz pracowników, którzy okazjonalnie pracują z domu, czy pracowników mieszkających po drugiej stronie świata, HRMS może utrzymać Cię w centrum dowodzenia. Dzięki prostemu zarządzaniu dokumentami i aktom pracowniczym w jednej centralnej lokalizacji każdy będzie mógł znaleźć potrzebne informacje wtedy, gdy ich potrzebuje.
4. Nie wykorzystujesz w pełni danych
Żyjemy w świecie opartym na danych. Dane można znaleźć we wszystkich rodzajach procesów HR i jeśli z nich nie korzystasz, tracisz ważny zasób. Firmy oferujące oprogramowanie HRMS, takie jak Factorial, dadzą Ci wgląd w wewnętrzne funkcjonowanie Twojej kadry. Pomoże Ci to rozwiązać bieżące problemy i planować przyszłość.
5. Nie masz wystarczająco dużo czasu na myślenie strategiczne
Prawidłowo wykorzystywany HR może budować potęgę firmy. Jeśli Twój zespół HR jest zbyt zajęty arkuszami kalkulacyjnymi, aby wykonywać ciężką pracę, do której jest zdolny, to nadszedł czas, aby mu trochę pomóc. Pozwól oprogramowaniu zająć się nudnymi rzeczami. W międzyczasie niech HR napędza zmiany, zwiększa efektywność i poprawia satysfakcję pracowników.
Korzyści z wykorzystania HRMS
Co dokładnie może zrobić dla Ciebie oprogramowanie HR?
Redukcja kosztów i obciążeń administracyjnych
Chociaż oprogramowanie HR może oznaczać nową miesięczną opłatę, zapewne zwróci się w zaoszczędzonym czasie i unikniętej odpowiedzialności prawnej. Zespoły HR muszą wykonywać różne zadania codzienne, tygodniowe i miesięczne, oprócz wdrażania pracowników i zarządzania ocenami wyników. Automatyzując te przepływy pracy, oprogramowanie zapewni, że nic nie umknie niczyjej uwadze.
Uproszczenie i usprawnienie przechowywania informacji
System HRMS będzie przechowywać wszystkie dane pracowników i ważne dokumenty w jednym miejscu. Oznacza to, że możesz uzyskać dostęp do dowolnych informacji, których potrzebujesz, kiedy ich potrzebujesz.
Lepsza komunikacja w całej organizacji
Pracownicy mogą korzystać ze swojego interfejsu, aby sprawdzić menedżera urlopów pod kątem naliczania płatnego czasu wolnego, wniosków urlopowych i wynagrodzenia. Nie będą musieli przychodzić do HR z każdym małym pytaniem. Z pewnością zaoszczędzi to czas – i frustrację – po obu stronach.
Zapewnienie terminowej analizy danych
Dane kadrowe to kopalnia informacji, które mogą zapewnić wgląd w zaangażowanie pracowników, wyniki, rotację, koszty, trendy absencji i wiele więcej. Wykorzystaj swoje dane z oprogramowania HRMS do zapewnienia szkoleń w obszarach, w których masz nadzieję zobaczyć poprawę. Przede wszystkim podejmuj decyzje oparte na danych, które przyniosą korzyści Twojej kadrze.
Przejście między systemami HRMS
Co należy rozważyć przed przejściem
Ważne jest, aby podejść do transferu między dwoma systemami oprogramowania HR metodycznie. Istnieje kilka ważnych czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić płynne i udane wdrożenie. Oto niektóre z głównych obszarów, na których należy się skupić przed transferem:
Oceń opcje
Rozważ takie czynniki jak funkcjonalności, skalowalność, reputacja dostawcy, opinie użytkowników i modele cenowe. Wybierz oprogramowanie HR, które jest zgodne z konkretnymi potrzebami Twojej organizacji i długoterminowymi celami.
W ramach procesu oceny ważne jest, aby uzyskać głębokie zrozumienie obecnych procesów i przepływów pracy HR w Twojej organizacji. Zidentyfikuj mocne strony, słabości i problematyczne obszary istniejącego systemu. Ta analiza pomoże określić, w jaki sposób nowe oprogramowanie może poprawić efektywność, wypełnić luki i dostosować się do istniejących przepływów pracy.
Zaangażuj organizację w podejmowanie decyzji
Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak specjaliści HR, menedżerowie i IT, w proces podejmowania decyzji. Badania pokazują, że 42% menedżerów średniego szczebla jest bardzo oporne na zmiany, dlatego niezbędne jest, aby takie osoby zostały skonsultowane.
Zbierz ich wkład, wymagania i opinie, aby upewnić się, że oprogramowanie spełnia ich potrzeby i oczekiwania.
Integracja z systemami wewnętrznymi
Oceń, czy nowe oprogramowanie HR może bezproblemowo zintegrować się z istniejącymi systemami wewnętrznymi, takimi jak płace, rekrutacja i inne narzędzia HR. Integracja zapewnia spójność danych, eliminuje ich podwójne wprowadzanie i umożliwia stworzenie bardziej spójnego ekosystemu HR.
Kroki do wykonania podczas przejścia
Podobnie jak przy podejmowaniu decyzji o wyborze odpowiedniego systemu HR, proces migracji również wymaga starannego planowania i wykonania.
Oto kluczowe kroki, które należy wykonać podczas procesu przejścia:
1. Wykonaj kopię zapasową danych
Przed rozpoczęciem migracji kluczowe jest wykonanie kopii zapasowej wszystkich istniejących danych HR. Zapewnia to, że żadne krytyczne informacje nie zostaną utracone podczas procesu i stanowi zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych problemów.
2. Przejrzyj politykę przechowywania danych
Wykorzystaj okazję, aby przejrzeć politykę przechowywania danych Twojej organizacji. Zidentyfikuj, które dane powinny zostać zmigrowane do nowego systemu, a które można zarchiwizować lub usunąć zgodnie z przepisami RODO i potrzebami biznesowymi.
3. Zidentyfikuj dane do migracji
Określ konkretne elementy danych, które muszą zostać zmigrowane do nowego oprogramowania HR. Obejmuje to informacje o pracownikach, dane dotyczące wyników, dokumentację szkoleniową, szczegóły płacowe i inne istotne informacje. Upewnij się, że wybrane dane są dokładne, aktualne i istotne dla nowego systemu.
4. Oczyść dane
Przed przeniesieniem danych oczyść je, aby zapewnić ich dokładność i jakość. Usuń wszelkie zduplikowane, niekompletne lub nieaktualne rekordy. Ten krok poprawia integralność danych i zapobiega problemom spowodowanym migracją wadliwych danych do nowego systemu. Prawdopodobnie będziesz potrzebować zaangażowania pracowników na tym etapie.
5. Zaplanuj transfer
Opracuj szczegółowy plan przeniesienia danych ze starego systemu do nowego oprogramowania HR. Rozważ takie czynniki jak wolumen danych, harmonogram migracji i potencjalny przestój. Określ role i obowiązki dla każdego etapu procesu transferu, aby zapewnić płynne i zorganizowane przejście.
6. Dostosuj ustawienia oprogramowania
Dostosuj backend oprogramowania HR, aby dostosować się do specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Skonfiguruj ustawienia oprogramowania, uprawnienia i role użytkowników zgodnie ze strukturą organizacyjną i wymogami bezpieczeństwa Twojej firmy.
7. Przetestuj działanie przed uruchomieniem
Przed pełnym wdrożeniem nowego oprogramowania HR dokładnie przetestuj jego działanie. Wypróbuj różne funkcje, przepływy pracy i scenariusze użytkownika, aby zidentyfikować i rozwiązać wszelkie potencjalne problemy lub usterki.
8. Zakomunikuj transfer
Poinformuj pracowników i interesariuszy o nadchodzącej zmianie systemu, jej korzyściach oraz wszelkich zmianach w procesach HR lub dostępie do informacji. Zapewnij jasne instrukcje i kanały wsparcia umożliwiające zgłaszanie pytań lub obaw.
9. Specjalista systemowy do migracji
Posiadanie specjalisty systemowego w firmie lub łatwo dostępnego podczas procesu migracji jest korzystne. Ten specjalista może zapewnić ekspertyzę i wskazówki podczas przejścia, zapewniając płynną migrację danych, konfigurację systemu i szkolenie użytkowników. Jego obecność pomaga złagodzić wszelkie potencjalne wyzwania i zapewnia pomyślne wdrożenie.
10. Przeszkol pracowników i menedżerów
Stwórz kompleksowy plan szkoleniowy, aby zapoznać pracowników z nowym oprogramowaniem HR. Zaoferuj praktyczne szkolenia, które pozwolą pracownikom zadawać pytania podczas treningu.
Organizacje powinny również zapewnić specjalistyczne szkolenia dla menedżerów, którzy będą korzystać z oprogramowania HR do zadań takich jak zarządzanie wynikami, rekrutacja i raportowanie. Wyposaż ich w niezbędną wiedzę i umiejętności, aby efektywnie wykorzystywać nowy system.
11. Monitoruj i naprawiaj usterki
Po uruchomieniu systemu uważnie monitoruj jego wydajność i funkcjonalność. Działaj proaktywnie w identyfikowaniu i rozwiązywaniu wszelkich usterek lub problemów, które się pojawią. Zapewnij ciągłe wsparcie i upewnij się, że specjalista systemowy nadal jest dostępny, aby zajmować się kwestiami technicznymi i zapewniać terminowe rozwiązania.
Jak przekonać interesariuszy do inwestycji w oprogramowanie HRMS
Rozwiązania zarządzania HR rewolucjonizują funkcjonowanie Twojego działu HR, więc wprowadźmy w to Twojego szefa. Oto, jak prowadzić rozmowę:
Bądź konkretny w kwestii rozwiązań HR
Podczas omawiania korzyści z pracy z rozwiązaniami HR skup się na najlepszym oprogramowaniu HR dla Twoich konkretnych potrzeb. Pamiętasz te problemy, które omówiliśmy wcześniej? Teraz nadszedł czas, aby omówić konkretne funkcje oprogramowania, które je rozwiążą.
Oprogramowanie HR do rekrutacji: śledzenie procesu rekrutacji
Czy tracisz nowe talenty z powodu nieefektywności rekrutacyjnej? Koniecznie podkreśl, jak śledzenie procesów rekrutacji pomoże Twojej firmie osiągnąć cele rekrutacyjne, których nie udało się zrealizować.
Śledzenie wyników
Różne badania wykazały, że gdy firmy jasno definiują i śledzą cele za pomocą oprogramowania, osiągają 3-krotnie wyższy zwrot niż firmy, które tego nie robią. Poinformuj swojego szefa, ile może zyskać dzięki analityce danych ukierunkowanej na identyfikowanie i rozwiązywanie problemów.
Urlopy i czas wolny
Uzgadnianie harmonogramów jest nieefektywne i może prowadzić do błędów. Oprogramowanie do zarządzania HR obsłuży wszystkie te wnioski o urlopy i dni wolne. Tego typu oprogramowanie pomaga również koordynować harmonogramy pracy w działach, aby zapewnić odpowiednie pokrycie kadrowe.
Udostępnianie dokumentów
Ile czasu poświęca się na wielokrotne dostarczanie pracownikom tych samych informacji? Dzięki centralizacji HR może łatwo udostępnić ważne dokumenty. Może również wysyłać formularze bezpośrednio do pracowników w celu uzyskania natychmiastowego podpisu cyfrowego. Podkreśl, że zminimalizuje to ryzyko odpowiedzialności prawnej Twojej firmy, zapobiegając gubieniu się dokumentów.
Używaj liczb
W przypadku nastawionych biznesowo dyrektorów generalnych, pozwól, aby liczby mówiły same za siebie. Oszacuj, ile czasu Twój zespół poświęca na zadania, a następnie porównaj to z czasem, który zaoszczędzisz dzięki automatyzacji. Możesz nawet podzielić te wyliczenia na kategorie, aby uzyskać większy efekt. Jeśli spędzasz, powiedzmy, 15 godzin tygodniowo na organizowaniu harmonogramów i obsługiwaniu wniosków urlopowych, stanowi to 37% 40-godzinnego tygodnia pracy! Jeśli ta liczba spadnie do 2 godzin tygodniowo dzięki wdrożeniu oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, teraz stanowi to tylko 5% tygodnia pracy.
Pokaż, że oprogramowanie zwiększy produktywność o X%. Poinformuj swojego dyrektora o postępach, jakie HR może poczynić, jeśli ten czas zostanie poświęcony na rekrutację lub poprawę doświadczeń pracowników.
Zaproponuj program pilotażowy
Jeśli Twój szef wciąż się waha, może to być idealny moment, aby zaproponować, że Twój zespół przetestuje bezpłatną usługę HR. Niektóre systemy zarządzania HR oferują bezpłatne okresy próbne, zapewniając doskonałą okazję do sprawdzenia, jaki wpływ będzie miał outsourcing HR na zespół HR i firmę.
Myśl NA WIELKĄ SKALĘ
Wtajemniczaj swojego szefa w swoją wizję! Usprawnienie procesów pomaga zaspokoić potrzeby administracyjne Twojej firmy. Uwolnienie zespołu od czasochłonnych zadań pozwala mu bardziej świadomie decydować, gdzie i jak wydatkować czas i zasoby. Jak Twój zespół wykorzysta oprogramowanie HR do ciągłego doskonalenia procesów i podejmowania lepszych decyzji? Jeśli uważasz, że HR jest gotowy przyjąć bardziej centralną i „strategiczną rolę”, nie jesteś w tym osamotniony!
Jak przejść na Factorial
Teraz wiesz już wszystko, co musisz wiedzieć o przejściu z jednego systemu HRIS na inny. Następnym krokiem jest znalezienie odpowiedniego produktu dla Twojej organizacji.
Factorial to kompleksowe, cyfrowe oprogramowanie HR, które przekształca niekończące się, manualne procesy w zintegrowane i efektywne. Nasza łatwa w użyciu platforma automatyzuje zadania administracyjne i digitalizuje dokumentację, umożliwiając firmom przejście na rozwiązania bezpapierowe i dając specjalistom HR możliwość podejmowania lepszych decyzji biznesowych.
Factorial umożliwia organizacjom łatwe:
- centralizowanie i digitalizowanie dokumentów oraz przepływów pracy,
- zarządzanie czasem, w tym śledzenie czasu pracy, zarządzanie absencjami i zarządzanie zmianami,
- zarządzanie talentami, w tym oceny wyników i rekrutację.
…i wiele więcej. Wypróbuj darmowo!