Średni staż pracy w jednej firmie wynosi obecnie między 3 a 5 lat. Choć istnieje wiele powodów wzrostu rotacji pracowników – takich jak pandemia czy tzw. Wielka Rezygnacja – wiele firm nie analizuje dokładnie konkretnych motywacji, dla których pracownicy odchodzą z organizacji. Tymczasem można to stosunkowo łatwo sprawdzić, zwłaszcza przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania do offboardingu
Czym więc jest oprogramowanie do offboardingu pracowników i dlaczego warto z niego korzystać?
W tym artykule omówimy korzyści wynikające z używania oprogramowania do offboardingu. Wyjaśnimy także, jak automatyzacja tego procesu może dostarczyć cennych informacji na temat doświadczeń pracowników.
Czym jest offboarding?
Zacznijmy od podstaw. Czym właściwie jest offboarding?
Pracownicy odchodzą z firmy z różnych powodów. Mogą zmieniać branżę, przeprowadzać się, przechodzić na emeryturę lub szukać nowych możliwości. Mogą też odchodzić, ponieważ nie są zadowoleni ze swojej roli lub doświadczeń związanych z pracą w Twojej organizacji. Wdrożenie przemyślanego procesu offboardingu pomaga dokładnie zrozumieć, dlaczego pracownik podjął decyzję o odejściu.
Podczas gdy onboarding i szkolenia wprowadzające pomagają nowym pracownikom zdobyć umiejętności, wiedzę i zasoby potrzebne do pracy oraz wpasować się w kulturę organizacyjną, offboarding stanowi formalne zakończenie współpracy między pracodawcą a odchodzącym pracownikiem. Firma może zabezpieczyć swoje interesy, a pracownik przekazać swoją wiedzę organizacji. Ustandaryzowany proces zapewnia również sprawne i pozytywne zakończenie relacji.
Czym jest oprogramowanie do offboardingu?
W jaki sposób oprogramowanie może wspierać proces offboardingu?
Oprogramowanie do offboardingu pracowników to narzędzie używane przez działy HR do zarządzania procesem odejścia pracownika z firmy. Pozwala automatyzować i usprawniać zadania takie jak cofanie dostępu do systemów, przeprowadzanie rozmów końcowych czy zwrot sprzętu służbowego.
Na przykład dzięki rozwiązaniu Factorial możesz scentralizować i zautomatyzować cały proces offboardingu, aby przebiegał sprawnie za każdym razem. Otrzymujesz dostęp do menedżera dokumentów, automatycznych workflow, podpisów elektronicznych oraz portalu pracownika. Wszystko to pomaga stworzyć uporządkowany proces, który dostarcza danych potrzebnych do poprawy doświadczeń pracowników i zwiększenia retencji.
Dlaczego warto automatyzować offboarding?
Podobnie jak onboarding, proces offboardingu można w pełni zautomatyzować. Mimo to badania pokazują, że tylko 32% organizacji ma częściowo zautomatyzowany proces, a zaledwie 5% w pełni zautomatyzowaną procedurę odejścia.
Jakie są korzyści z automatyzacji?
Po pierwsze, usprawnia ona cały proces i zmniejsza obciążenie administracyjne działu HR. Zapewnia terminowe i spójne wykonanie wszystkich kroków, co zwiększa efektywność pracy i pozwala skupić się na ważniejszych zadaniach.
Po drugie, pomaga zachować zgodność z przepisami prawa i regulacjami, w tym dotyczącymi ochrony danych i poufności. Minimalizuje to ryzyko wycieków danych i sporów prawnych.
Po trzecie, umożliwia utrzymanie dobrych relacji z odchodzącymi pracownikami dzięki przejrzystemu i uporządkowanemu procesowi, co chroni reputację firmy.
10 najważniejszych korzyści z oprogramowania do offboardingu
Odpowiednie narzędzie przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.
1. Wzmacnia markę pracodawcy
Oprogramowanie do offboardingu może odegrać kluczową rolę w budowaniu marki pracodawcy, przede wszystkim dlatego, że pomaga pozostawić pozytywne wrażenie na pracownikach opuszczających organizację. Jest to istotne, ponieważ osoby odchodzące z firmy często dzielą się swoimi doświadczeniami z innymi – współpracownikami, znajomymi czy członkami rodziny. Jeśli ich doświadczenie związane z odejściem z pracy było pozytywne, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą wypowiadać się o organizacji w dobrym świetle i polecą ją innym.
Jak dokładnie oprogramowanie offboardingowe może w tym pomóc?
Po pierwsze, może ono przyczynić się do stworzenia pozytywnego doświadczenia dzięki zapewnieniu uporządkowanego i przejrzystego procesu dla pracowników opuszczających organizację. Może to obejmować dostęp do zasobów i informacji dotyczących świadczeń po zakończeniu zatrudnienia, ostatniej wypłaty czy innych istotnych kwestii związanych z odejściem z firmy. Ponadto jasna komunikacja i dobrze zaplanowany proces mogą zmniejszyć stres i niepewność towarzyszące odejściu z organizacji.
Po drugie, oprogramowanie offboardingowe daje odchodzącym pracownikom możliwość przekazania opinii i spostrzeżeń na temat pracy w organizacji. Zebrane informacje mogą następnie zostać wykorzystane do usprawnienia procesów wewnętrznych oraz dalszego wzmacniania marki pracodawcy. Dodatkowo obecni pracownicy widzą, że organizacja szanuje swoich pracowników i dąży do ciągłego doskonalenia ich doświadczeń w miejscu pracy. Wszystko to pomaga przyciągać i zatrzymywać najlepsze talenty.
2. Usprawnia rozmowy wyjściowe i procedury
Oprogramowanie offboardingowe może znacząco usprawnić proces prowadzenia rozmów końcowych (exit interview) oraz procedur związanych z odejściem pracownika. Pomaga ono stworzyć uporządkowany i spójny proces zbierania informacji zwrotnej od osób odchodzących z organizacji.
Przykładowo wiele rozwiązań offboardingowych oferuje funkcje takie jak:
- Projektowanie standardowych pytań do rozmowy końcowej
Dzięki temu menedżerowie zadają podczas rozmów końcowych te same, odpowiednie pytania, co pozwala zebrać wszystkie istotne informacje zwrotne. - Automatyczne przypomnienia
System może wysyłać automatyczne przypomnienia do pracowników odchodzących z firmy, aby upewnić się, że wykonają wszystkie kroki procesu offboardingu w odpowiednim czasie, np. wypełnią ankietę lub kwestionariusz. - Cyfrowe zarządzanie dokumentami
Możliwe jest digitalizowanie oraz przechowywanie notatek z rozmów końcowych, dzięki czemu zespoły HR mogą mieć do nich łatwy dostęp w dowolnym momencie. - Analityka i raportowanie
Oprogramowanie może generować raporty oraz analizy danych z rozmowy końcowej, co pozwala działowi HR identyfikować trendy i obszary wymagające poprawy. - Sprawna komunikacja
System wspiera komunikację pomiędzy działem HR a odchodzącymi pracownikami, zapewniając przekazanie wszystkich niezbędnych informacji i rozwiązanie ewentualnych problemów przed zakończeniem współpracy.
3. Zwiększa bezpieczeństwo danych
Oprogramowanie offboardingowe zwiększa bezpieczeństwo danych, ponieważ umożliwia automatyzację procesu zakończenia współpracy z pracownikiem. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko błędu ludzkiego oraz można mieć pewność, że wszystkie kroki związane z ochroną wrażliwych danych zostały wykonane.
Obejmuje to między innymi:
- Zwrot mienia firmowego: Jednym z kluczowych etapów offboardingu jest odzyskanie sprzętu firmowego od pracownika. System może wysyłać automatyczne przypomnienia dotyczące zwrotu sprzętu.
- Zarządzanie dostępem: Oprogramowanie może automatycznie odebrać pracownikowi dostęp do systemów firmowych i danych, takich jak identyfikatory użytkownika, konta e-mail czy bazy danych.
- Szyfrowanie i bezpieczne przechowywanie danych: Pracodawcy przetwarzają wiele wrażliwych danych pracowników, takich jak dane osobowe, adresy, informacje zdrowotne czy dane płacowe. Oprogramowanie offboardingowe może pomóc w ich bezpiecznym przechowywaniu i szyfrowaniu, ograniczając ryzyko naruszeń bezpieczeństwa.
- Polityki przechowywania danych: System może również wspierać wdrażanie zasad dotyczących przechowywania i usuwania danych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Ścieżki audytu: Wiele systemów offboardingowych oferuje szczegółowe rejestry działań, dzięki którym można sprawdzić, kto i kiedy uzyskał dostęp do danych.
4. Ułatwia transfer wiedzy
Kiedy pracownik opuszcza organizację, ważne jest zapewnienie przekazania jego obowiązków oraz wiedzy niezbędnej do kontynuowania pracy przez innych członków zespołu.
Oprogramowanie offboardingowe wspiera ten proces, zapewniając uporządkowany sposób przekazywania wiedzy współpracownikom lub następcom pracownika. System może przypominać pracownikom o konieczności dokumentowania procesów, dobrych praktyk i kluczowych informacji przed odejściem. Dzięki temu organizacja może zachować ciągłość działania i uniknąć zakłóceń, które mogłyby wpłynąć na produktywność lub obsługę klientów.
5. Pomaga odkryć przyczyny rotacji
Pracownicy są najlepszym źródłem informacji o tym, co funkcjonuje dobrze w organizacji, a co wymaga poprawy. To oni na co dzień doświadczają rzeczywistego środowiska pracy.
W szczególności pracownicy opuszczający firmę mogą udzielić szczerych i otwartych informacji zwrotnych, ponieważ nie obawiają się już konsekwencji swoich opinii.
Dzięki wykorzystaniu oprogramowania offboardingowego oraz analiz danych można zidentyfikować główne przyczyny rotacji pracowników.
Na przykład można ustalić, czy pracownicy odchodzą z powodu:
- słabego przywództwa,
- braku możliwości rozwoju i szkoleń,
- toksycznego środowiska pracy,
- braku różnorodności i inkluzywności,
- problemów związanych z wynagrodzeniem i świadczeniami,
- braku możliwości pracy zdalnej,
- problemów na określonych etapach cyklu życia pracownika w organizacji.
Oprogramowanie offboardingowe dostarcza również analiz danych, które pomagają zidentyfikować powtarzające się problemy wskazywane przez odchodzących pracowników.
6. Zbiera cenny feedback
Oprogramowanie offboardingowe umożliwia zbieranie opinii pracowników na wiele sposobów.
Należą do nich między innymi:
Standaryzowane rozmowy wyjściowe
Możliwość tworzenia jednolitych szablonów rozmów końcowych, dzięki czemu każdy pracownik otrzymuje te same pytania.
Anonimowe ankiety
System może umożliwiać przeprowadzanie anonimowych ankiet przed rozmową końcową, co sprzyja uzyskaniu bardziej szczerych odpowiedzi.
Wielokanałowe zbieranie opinii
Informacje zwrotne mogą być zbierane poprzez ankiety online, e-mail, rozmowy bezpośrednie lub formularze sugestii.
Automatyczne przypomnienia
System może przypominać pracownikom o konieczności wypełnienia ankiet lub przekazania opinii przed ostatnim dniem pracy.
Zebrane informacje mogą być następnie wykorzystane do ulepszania procesów wewnętrznych i poprawy doświadczeń pracowników.
7. Wspiera pozytywną kulturę organizacyjną
Oprogramowanie offboardingowe pomaga organizacjom budować pozytywną kulturę pracy, ponieważ umożliwia zapewnienie pracownikom płynnego i profesjonalnego procesu odejścia z firmy.
Pokazuje to, że organizacja traktuje pracowników z szacunkiem i godnością, co sprzyja budowaniu zaufania, lojalności oraz zaangażowania – fundamentów zdrowej kultury organizacyjnej.
8. Tworzy spójne doświadczenie pracownika
Onboarding i offboarding należą do najważniejszych etapów w doświadczeniu pracownika, ponieważ pierwsze i ostatnie wrażenie często pozostają w pamięci najdłużej.
Automatyzacja procesu offboardingu pozwala usprawnić doświadczenie pracownika od momentu złożenia wypowiedzenia aż do ostatniego dnia pracy.
Jeśli organizacja korzysta z kompleksowego systemu HRIS, takiego jak Factorial, może również wykorzystywać narzędzia wspierające onboarding, w tym:
- onboardingowe listy kontrolne,
- cyfrowe narzędzia do onboardingu,
- onboarding zdalny,
- szczegółowe analizy procesu wdrażania pracowników.
Takie rozwiązania pomagają budować zaangażowany, produktywny i lojalny zespół.
9. Poprawia komunikację wewnętrzną
Oprogramowanie offboardingowe może również usprawnić komunikację wewnętrzną poprzez zapewnienie przejrzystego procesu przekazywania informacji o odejściu pracownika.
Może to obejmować:
- Jasne komunikowanie procedur offboardingu
Oprogramowanie pozwala jasno określić procedury, oczekiwania oraz harmonogram działań. - Spójną komunikację w organizacji
System może automatycznie informować odpowiednie działy (np. IT) o odejściu pracownika, co ułatwia koordynację procesu. - Wspólny dostęp do danych i dokumentów
Oprogramowanie umożliwia współdzielenie dokumentów i danych w czasie rzeczywistym.
10. Otwiera drzwi dla pracowników boomerangów
Na koniec warto podkreślić, że oprogramowanie offboardingowe pomaga pozostawić otwarte drzwi dla tzw. pracowników boomerangów (boomerang employees). Są to osoby, które opuszczają organizację, ale po pewnym czasie do niej wracają.
Tacy pracownicy są szczególnie cenni, ponieważ znają już procesy biznesowe oraz kulturę organizacyjną firmy. Dzięki temu ich ponowne zatrudnienie wymaga znacznie mniej czasu i kosztów związanych ze szkoleniem.
Profesjonalnie przeprowadzony proces offboardingu zwiększa szanse na powrót wartościowych pracowników oraz sprzyja pozytywnym rekomendacjom organizacji.
Ostatecznie właśnie poprawa doświadczeń pracowników i wzmocnienie marki pracodawcy stanowią największe korzyści wynikające z wykorzystania oprogramowania offboardingowego.
