Czym jest HRIS i jak może pomóc Twojej firmie?

HRIS, czyli Human Resources Information System, to najczęściej wykorzystywane oprogramowanie w dziale HR. Globalny rynek technologii HR rośnie w stałym tempie – z 30,8 miliarda USD w 2019 roku do prognozowanych 33,04 miliarda USD w 2024 roku.

Jeśli jeszcze nie korzystasz z nowoczesnych, chmurowych rozwiązań do zarządzania procesami HR w Twojej firmie, jesteś we właściwym miejscu. W tym artykule odpowiadamy na pytania: Czym jest HRIS?, jakie korzyści daje jego wdrożenie oraz które systemy HRIS są warte uwagi.

Spis treści

1. Czym jest HRIS?
2. Funkcje HRIS: co potrafi system HRIS?
3. Korzyści z HRIS
4. Rodzaje systemów HRIS – przykłady
5. Najlepsze systemy HRIS
6. Wdrożenie HRIS w 6 krokach

Czym jest HRIS?

Zacznijmy od podstaw: HRIS to skrót od Human Resource Information System, czyli systemu do zarządzania informacjami o pracownikach.

Definicja HRIS: System HRIS to oprogramowanie do zarządzania danymi pracowników na każdym etapie ich cyklu życia – od rekrutacji i onboardingu, przez codzienne zarządzanie, aż po zakończenie współpracy. System ułatwia dokładne prowadzenie dokumentacji i raportowanie oraz zapewnia zgodność z przepisami.

W praktyce HRIS obejmuje funkcje niezbędne do kompleksowego zarządzania personelem (Human Capital Management), takie jak:

• wprowadzanie danych i rejestrację pracowników,
• rekrutacja i selekcja,
• zarządzanie wynikami pracy i rozwojem kompetencji,
• obsługa polityk i procedur HR.

Dzięki HRIS Twoja firma może sprawniej przejść przez cyfrową transformacją HR, automatyzując procesy i podejmując bardziej świadome decyzje biznesowe.

HRIS vs HRMS vs HCM

Pojęcia HRIS, HRMS i HCM często są stosowane zamiennie, jednak warto znać różnice między nimi:

• HRIS – system do zarządzania administracyjnymi danymi pracowników, np. rekrutacją, ewidencją danych kadrowych czy bieżącym przetwarzaniem informacji.
• HRMS – podobny do HRIS, ale z dodatkowymi funkcjami, np. obsługą listy płac.
• HCM – zestaw praktyk zarządzania personelem, skupiający się na rozwoju kompetencji, optymalizacji zasobów i długofalowej strategii HR.

Funkcje HRIS – co potrafi system?

Zakres funkcji zależy od konkretnego systemu. Niektóre systemy oferują podstawowe funkcje, inne – kompleksowe zarządzanie procesami HR.

Najważniejsze funkcje HRIS obejmują:

• bazę danych pracowników i zarządzanie danymi osobowymi,
• rekrutację i zarządzanie talentami (ATS),
• centralne przechowywanie polityk i procedur firmy,
• automatyczny onboarding i offboarding,
• elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS),
• rozwój i szkolenia pracowników,
• zarządzanie wynikami pracy (performance management),
• obsługę płac i benefitów,
• rejestrację czasu pracy i nieobecności,
• portal samoobsługowy dla pracowników,
• zarządzanie wydatkami,
• raportowanie i analitykę predykcyjną,
• aplikacje HR w chmurze (SaaS).

Korzyści z HRIS

1. Porządek w dokumentacji – wszystkie dane pracowników w jednym, łatwo dostępnym systemie. Bez papierowych kartotek i roproszonych plików.
2. Zgodność z przepisami – bezpieczne przechowywanie danych kontaktowych, informacji podatkowych oraz wsparcie zgodności z RODO i przepisami BHP.
3. Większa efektywność działu HR – centralizacja danych usprawnia procesy HR, oszczędza czas i pozwala skupić się na strategicznych zadaniach.
4. Samoobsługa pracowników – HRIS umożliwia pracownikom aktualizację danych, składanie wniosków urlopowych i dostęp do dokumentów bez angażowania działu HR.

Rodzaje systemów HRIS – przykłady

• HRIS payroll system – obsługa płac i benefitów, integracja z ewidencją czasu pracy.
• Czas pracy i obecność – rejestracja godzin pracy, przydatna przy pracy zmianowej.
• ATS (Applicant Tracking System) – zarządzanie procesem rekrutacji, przetwarzanie CV i dopasowanie kandydatów.
• Onboarding – automatyczne procesy wdrażania nowych pracowników, centralne materiały szkoleniowe i dokumenty.
• Raportowanie i analityka HR – analiza rotacji pracowników, absencji czy wydajności zespołu, wspierająca podejmowanie strategicznych decyzji.

Najlepsze systemy HRIS

Wybór odpowiedniego HRIS zależy od potrzeb Twojej organizacji:

• Jakimi procesami chcesz zarządzać?
• Jakim budżetem dysponujesz?
• Czy planujesz inwestycję w HRMS z bardziej zaawansowanymi funkcjami?

Przykładowo, Factorial HRIS oferuje:

• Rejestrację czasu pracy i nieobecności, co zwiększenie produktywności i zmniejszenie absencji.
• Centralny portal rekrutacyjny, usprawniający zarządzanie procesami rekrutacyjnymi i kandydatami.
• Raportowanie oparte na danych firmy, wspierające lepsze decyzje kadrowe i biznesowe.
• Portal samoobsługowy dla pracowników, zarządzający danymi, dokumentami i urlopami.

Wdrożenie HRIS w 6 krokach

1. Określ potrzeby i zrób research – zidentyfikuj kluczowe funkcje i budżet.
2. Powołaj komitet wdrożeniowy – HR, project managera oraz przedstawiciela dostawcy.
3. Zdefiniuj procesy i przepływy pracy – jak HRIS integruje się z Twoimi dotychczasowymi procesami.
4. Przetestuj system – zbierz feedback i wprowadź niezbędne poprawki.
5. Zadbaj o szkolenia i komunikację – przygotuj materiały dla menedżerów i pracowników oraz ustal plan wsparcia.
6. Uruchom system HRIS – poinformuj pracowników, przeszkol użytkowników i zbieraj feedback, aktualizując materiały szkoleniowe.

Dzięki HRIS możesz usprawnić procesy HR, poprawić produktywność, zredukować błędy i zapewnić swoim pracownikom wygodne narzędzie do zarządzania danymi. To nie tylko inwestycja w technologię, ale w rozwój i efektywność całej firmy.