Świat HR stale się zmienia, a wraz z nim pojawiają się nowe sposoby organizacji pracy, narzędzia oraz pojęcia. Nie zawsze łatwo nadążyć za aktualnymi trendami, zwłaszcza że wiele terminów funkcjonuje głównie w języku angielskim lub ma kilka różnych znaczeń. Dlatego przygotowaliśmy słownik pojęć HR, który w przystępny sposób wyjaśnia najważniejsze terminy związane z rekrutacją, wynagrodzeniami, rozwojem pracowników oraz organizacją pracy. Znajdziesz w nim zarówno podstawowe definicje, jak i nowsze pojęcia, coraz częściej wykorzystywane w codziennej pracy zespołów HR. Skorzystaj z poniższego indeksu alfabetycznego, aby szybko przejść do interesującej Cię sekcji.
Nie znalazłeś hasła, którego szukasz? Daj nam znać – uzupełnimy słownik o kolejne pojęcia.
Słownik pojęć HR
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | R | S | Ś | T | U | V | W | X | Y | Z
A
Ankieta pulsacyjna
Krótka ankieta regularnie wysyłana pracownikom w celu zbierania opinii i monitorowania nastrojów.
Aplikacja na stanowisko
Zgłoszenie kandydata na konkretną ofertę pracy.
ATS (Applicant Tracking System)
System wspierający zarządzanie procesem rekrutacji, m.in. publikowanie ofert pracy, gromadzenie i porządkowanie aplikacji, komunikację z kandydatami oraz śledzenie kolejnych etapów rekrutacji.
Audyt HR
Systematyczny przegląd polityk, praktyk i zgodności HR w organizacji w celu identyfikacji ryzyk i obszarów do poprawy.
Automatyczne zatwierdzanie
Funkcja umożliwiająca automatyczne zatwierdzanie wydatków spełniających wcześniej określone warunki.
Automatyzacja
Automatyzacja procesów HR polega na wykorzystywaniu technologii do wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie powiadomień, zatwierdzanie wniosków, gromadzenie dokumentów lub aktualizowanie danych pracowników.
Awans
Objęcie wyższego stanowiska, zwykle wiążące się z większą odpowiedzialnością i wyższym wynagrodzeniem.
B
Badanie opinii pracowników
Badanie służące do zbierania opinii pracowników na temat ich doświadczeń, warunków pracy, relacji z przełożonymi, zaangażowania oraz funkcjonowania organizacji, często realizowane za pomocą odpowiednich narzędzi.
Bank godzin
Sposób ewidencjonowania różnic między zaplanowanym a faktycznie przepracowanym czasem. Powstałe saldo godzin może zostać rozliczone poprzez zmianę harmonogramu, udzielenie czasu wolnego lub wypłatę wynagrodzenia, zależnie od obowiązujących zasad.
Bezpośredni podwładny
Pracownik bezpośrednio podlegający danej osobie w strukturze organizacyjnej.
C
Cele
Cele to określone, mierzalne rezultaty, które pracownik lub zespół ma osiągnąć w wyznaczonym czasie, wykorzystywane do planowania pracy i oceny postępów.
CSR
Społeczna odpowiedzialność biznesu: dobrowolne zobowiązanie firmy do działania etycznego i pozytywnego wpływu na społeczeństwo oraz środowisko, wykraczające poza wymogi prawne.
CV
Dokument przedstawiający doświadczenie zawodowe, wykształcenie, umiejętności i kwalifikacje kandydata, wykorzystywany najczęściej podczas ubiegania się o pracę.
Cykl płacowy
Kolejne etapy całego procesu naliczania płac.
D
DEI
Różnorodność, równość i inkluzywność to podejście organizacyjne wspierające obecność osób o różnych doświadczeniach i cechach, zapewnianie im sprawiedliwych możliwości oraz tworzenie środowiska, w którym mogą aktywnie uczestniczyć i czuć się częścią organizacji.
DeskRH
Funkcja w Factorial umożliwiająca pracownikom przesyłanie pytań i próśb bezpośrednio do działu HR.
Dieta służbowa
Świadczenie przysługujące pracownikowi odbywającemu podróż służbową, przeznaczone przede wszystkim na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Dieta jest jednym z elementów rozliczenia podróży służbowej.
Dodatkowe wynagrodzenie
Składniki wynagrodzenia wypłacane poza wynagrodzeniem zasadniczym, takie jak premie, prowizje, dodatki, nagrody lub wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.
Dokumenty pracownicze
Dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, takie jak umowy, aneksy, zaświadczenia, wnioski i dokumentacja kadrowa. W Factorial mogą być przechowywane i udostępniane uprawnionym osobom w jednym miejscu.
Dział kadr
Dział lub zespół odpowiedzialny za administracyjną obsługę zatrudnienia, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, rozliczanie czasu pracy, przygotowywanie danych płacowych oraz pilnowanie zgodności z przepisami prawa pracy.
E
Elastyczny system wynagrodzeń
Model wynagradzania, w którym pracownik może wybrać część świadczeń lub benefitów zgodnie ze swoimi potrzebami. Zasady opodatkowania takich świadczeń zależą od ich rodzaju oraz obowiązujących przepisów.
eNPS (Employee Net Promoter Score)
Wskaźnik mierzący gotowość pracowników do polecenia swojej organizacji jako dobrego miejsca pracy.
Ewidencja czasu pracy
Dokumentacja prowadzona przez pracodawcę w celu rejestrowania czasu pracy pracownika, w tym przepracowanych godzin, nadgodzin, pracy w porze nocnej, dni wolnych oraz nieobecności.
G
Geolokalizacja
Technologia umożliwiająca określenie położenia urządzenia. W systemach HR może być wykorzystywana do potwierdzania miejsca rozpoczęcia i zakończenia pracy, z uwzględnieniem zasad ochrony prywatności i danych osobowych.
H
HRIS (Human Resource Information System)
System Informacji o Zasobach Ludzkich: oprogramowanie do przechowywania i zarządzania danymi pracowników, takimi jak dane osobowe, umowy i nieobecności.
HRMS (Human Resource Management System)
System Zarządzania Zasobami Ludzkimi: rozbudowany system HR łączący dane HRIS z narzędziami do płac, rekrutacji, oceny wyników i innych procesów.
I
Informacja zwrotna
Komunikat przekazywany pracownikowi na temat jego działań, zachowań lub rezultatów. Informacja zwrotna pomaga wzmacniać dobre praktyki, korygować błędy i wspierać rozwój zawodowy.
J
Jawność wynagrodzeń
Praktyka jawnego udostępniania widełek płacowych, struktur wynagrodzeń lub kryteriów płacowych pracownikom i kandydatom.
K
Karta czasu pracy
Zestawienie godzin przepracowanych przez pracownika w określonym okresie. Może zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, nadgodziny, nieobecności oraz saldo czasu pracy.
Koszt pracy
Całkowity koszt ponoszony przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika. Obejmuje wynagrodzenie brutto, składki finansowane przez pracodawcę, benefity oraz inne koszty związane z zatrudnieniem.
L
Lista płac
Dokument lub zestawienie zawierające dane potrzebne do obliczenia i wypłaty wynagrodzeń, w tym składniki wynagrodzenia, składki, zaliczki podatkowe oraz potrącenia.
Lista płac poza cyklem
Dodatkowa lista płac przygotowywana poza standardowym terminem rozliczeniowym, np. w celu wypłaty premii, wyrównania, korekty albo innego nieregularnego składnika wynagrodzenia.
Luka płacowa
Średnia różnica w wynagrodzeniach między mężczyznami a kobietami w firmie lub na rynku pracy, wyrażana zwykle w procentach.
M
Matryca dziewięciopolowa
Narzędzie do zarządzania talentami i planowania sukcesji, służące do oceny wyników i potencjału pracowników.
MDM (Mobile Device Management)
System umożliwiający zdalne konfigurowanie, zabezpieczanie i kontrolowanie urządzeń mobilnych wykorzystywanych w organizacji, takich jak firmowe telefony, tablety lub laptopy.
N
Nadgodziny
Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy.
Nieobecności
Okresy, w których pracownik nie wykonuje pracy, np. urlop, zwolnienie lekarskie lub inna usprawiedliwiona absencja. Moduł nieobecności w Factorial pozwala składać i zatwierdzać wnioski oraz kontrolować salda.
O
Obsada zmian
Liczba i skład pracowników przypisanych do określonej zmiany roboczej.
Ocena wyników
Proces okresowej analizy rezultatów, kompetencji, zachowań i realizacji celów pracownika. Ocena może służyć planowaniu rozwoju, ustalaniu nowych celów oraz podejmowaniu decyzji dotyczących awansu lub wynagrodzenia.
Ochrona danych osobowych
Zbiór zasad i obowiązków dotyczących zgodnego z prawem, bezpiecznego i przejrzystego przetwarzania informacji pozwalających zidentyfikować osobę.
Odkrywaj
Sekcja w Factorial zawierająca nowości produktowe, integracje i marketplace.
Offboarding
Proces związany z zakończeniem współpracy pracownika z organizacją. Może obejmować przekazanie obowiązków, zwrot sprzętu, odebranie dostępów, dopełnienie formalności oraz przeprowadzenie rozmowy końcowej.
Okres rozliczeniowy
Okres referencyjny, w którym rozlicza się i uśrednia czas pracy pracownika w celu zapewnienia zgodności z limitami czasu pracy.
Onboarding
Proces wdrażania nowego pracownika do organizacji, zespołu i obowiązków. Może obejmować przygotowanie dokumentów i stanowiska pracy, szkolenia, przedstawienie procedur oraz wyznaczenie celów na pierwsze tygodnie zatrudnienia.
One
Agent AI dostępny w Factorial, wspierający użytkowników w wykonywaniu zadań i korzystaniu z informacji zgromadzonych na platformie.
P
Pasek wynagrodzenia
Dokument przedstawiający sposób obliczenia wynagrodzenia pracownika, w tym wynagrodzenie brutto, składki, zaliczkę na podatek, potrącenia oraz kwotę netto do wypłaty.
Plan poprawy wyników
Formalny plan określający obszary wymagające poprawy, oczekiwane rezultaty, działania wspierające oraz termin ponownej oceny wyników pracownika.
Planowane godziny
Łączny czas, który pracownik powinien przepracować w danym okresie.
Podpis elektroniczny
Rozwiązanie umożliwiające podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej. W Factorial może być wykorzystywane do przesyłania dokumentów pracownikom oraz zbierania podpisów.
Podstawa wymiaru składek
Kwota, od której obliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia. Sposób ustalania podstawy zależy m.in. od rodzaju zatrudnienia czy tytułu do ubezpieczenia.
Polecenie pracownicze
Rekomendacja kandydata do pracy przekazana przez obecnego pracownika organizacji.
Polityka urlopowa
Określa zasady składania wniosków oraz korzystania z płatnych i bezpłatnych urlopów.
Portal z ofertami pracy
Wewnętrzna lub zewnętrzna platforma do publikowania i wyszukiwania ofert pracy.
Potrącenia
Kwoty odejmowane od wynagrodzenia pracownika, np. składki, zaliczka na podatek lub inne należności potrącane na zasadach określonych w przepisach.
Praca zdalna
Praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Proces rekrutacyjny
Kolejne etapy, przez które przechodzi kandydat w procesie rekrutacji.
Przebieg
Odległość przebyta przez pojazd, mierzona zazwyczaj w milach lub kilometrach.
Przepływ pracy
Ustalona sekwencja kroków prowadzących do wykonania określonego zadania.
Przerwa
Okres w czasie dnia pracy, w którym pracownik nie wykonuje obowiązków. Prawo do przerwy, jej długość oraz to, czy jest wliczana do czasu pracy, mogą zależeć od czasu pracy i rodzaju przerwy.
Pula talentów
Zbiór osób, które zostały zidentyfikowane jako potencjalni kandydaci do pracy.
R
Rejestracja czasu pracy
Proces zapisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw oraz innych danych dotyczących obecności pracownika. Informacje te mogą służyć do prowadzenia ewidencji czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń.
Rekompensata za nadgodziny
Sposób rozliczenia pracy w godzinach nadliczbowych poprzez wypłatę odpowiedniego wynagrodzenia i dodatku albo udzielenie czasu wolnego, zgodnie z przepisami i obowiązującymi zasadami.
Rekrutacja
Proces pozyskiwania, oceny i wyboru kandydatów do pracy. Moduł rekrutacyjny Factorial wspiera m.in. publikowanie ofert, zarządzanie aplikacjami i komunikację z kandydatami.
Roczny raport salda godzin
Raport pokazujący roczne saldo czasu pracy pracowników i pomagający odpowiednio dostosować harmonogramy.
RODO
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych określające zasady przetwarzania danych osobowych osób fizycznych oraz obowiązki organizacji, które takie dane gromadzą i wykorzystują.
S
Schemat organizacyjny
Wizualna reprezentacja hierarchicznej struktury organizacji.
Składki pracodawcy
Kwoty opłacane przez firmę za pracownika, np. składki na ubezpieczenia społeczne.
Spotkanie 1:1
Prywatne spotkanie pracownika z menedżerem poświęcone pracy, wynikom, rozwojowi i samopoczuciu.
Stan zatrudnienia
Liczba osób zatrudnionych w organizacji w określonym momencie. Może być przedstawiana jako liczba pracowników lub liczba etatów, zależnie od przyjętego sposobu raportowania.
Szablony dokumentów
Gotowe wzory dokumentów, np. umów lub pism, które można ponownie wykorzystywać i dostosowywać do różnych pracowników.
Szkolenie
Zaplanowana forma zdobywania lub rozwijania wiedzy i umiejętności pracowników. W Factorial można zarządzać szkoleniami, uczestnikami, terminami oraz postępami pracowników.
Ś
Ścieżka kariery
Opis możliwego rozwoju zawodowego pracownika w organizacji, obejmujący kolejne role lub poziomy stanowiska, wymagane kompetencje oraz warunki awansu.
Świadczenia
Dodatkowe korzyści oferowane pracownikom poza wynagrodzeniem zasadniczym, np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa lub dofinansowanie posiłków. W Factorial obszar świadczeń może obejmować zarządzanie elastycznymi benefitami i innymi rozwiązaniami pracowniczymi.
Świadczenia rzeczowe
Świadczenia niepieniężne przyznawane pracownikom, np. dofinansowanie posiłków, bony na przejazdy lub wsparcie w opiece nad dziećmi.
Święta i dni wolne
Święta państwowe i inne dni wolne uznawane przez firmę oraz automatycznie uwzględniane w kalendarzach pracowników i saldach urlopowych.
U
Umiejętności miękkie
Cechy i kompetencje wpływające na sposób pracy, np. przywództwo i komunikacja.
Umiejętności twarde
Umiejętności zawodowe niezbędne do wykonywania pracy, np. programowanie w Pythonie lub analiza danych.
Umowa B2B
Umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma przedsiębiorcami, określająca zasady świadczenia usług. Osoba prowadząca działalność gospodarczą wystawia faktury i nie jest na tej podstawie pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy.
Umowy
Dokumenty określające prawa i obowiązki stron współpracy, m.in. rodzaj pracy lub usług, wynagrodzenie, czas trwania umowy oraz zasady jej zakończenia.
Urlop macierzyński
Urlop przysługujący w związku z urodzeniem dziecka. Jego długość zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie, a część urlopu może zostać wykorzystana przed przewidywaną datą porodu.
Urlop ojcowski
Urlop przysługujący pracownikowi będącemu ojcem dziecka w związku z jego narodzinami lub przysposobieniem, wykorzystywany na zasadach i w terminach określonych w przepisach.
Urlop okolicznościowy
Potoczne określenie zwolnienia od pracy przysługującego pracownikowi w związku z określonymi wydarzeniami osobistymi lub rodzinnymi, takimi jak ślub, narodziny dziecka albo śmierć i pogrzeb bliskiej osoby.
Urlop rodzicielski
Urlop przysługujący pracownikom w celu sprawowania opieki nad dzieckiem po jego narodzinach lub przyjęciu na wychowanie. Może być wykorzystywany przez uprawnionych rodziców zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
W
Wartościowanie stanowisk
Systematyczny proces oceny względnej wartości różnych stanowisk w firmie, wykorzystywany do tworzenia sprawiedliwych struktur wynagrodzeń.
Warunki zatrudnienia
Ustalone zasady wykonywania pracy, obejmujące m.in. stanowisko, zakres obowiązków, wynagrodzenie, wymiar i rozkład czasu pracy, miejsce pracy, rodzaj umowy oraz przysługujące świadczenia.
Widełki płacowe
Minimalne i maksymalne wynagrodzenie oferowane na dane stanowisko, często podawane w ogłoszeniach o pracę.
Wirtualne karty Factorial
Cyfrowe firmowe karty płatnicze wydawane w Factorial, przeznaczone do płatności online bez użycia fizycznej karty.
Wskaźnik retencji
Procent pracowników pozostających w firmie w określonym czasie.
Wskaźnik rotacji
Procent pracowników opuszczających firmę w danym okresie.
Wydatki Factorial
Moduł służący do zgłaszania, zatwierdzania i kontrolowania wydatków pracowniczych.
Wynagrodzenie brutto
Kwota wynagrodzenia przed odliczeniem składek finansowanych przez pracownika, zaliczki na podatek oraz innych potrąceń.
Wynagrodzenie netto
Kwota wynagrodzenia wypłacana pracownikowi po odliczeniu składek, zaliczki na podatek oraz pozostałych należnych potrąceń.
Wynagrodzenie zmienne
Część wynagrodzenia zależna np. od wyników, sprzedaży lub premii.
Wypalenie zawodowe
Stan wyczerpania fizycznego i emocjonalnego spowodowany długotrwałym stresem w pracy, objawiający się spadkiem motywacji i wydajności.
Z
Zaangażowanie
Poziom emocjonalnego związku pracownika z organizacją, jej celami i wykonywaną pracą. Może być mierzone za pomocą ankiet pracowniczych, analizy opinii oraz wskaźnika eNPS.
Zakończenie zatrudnienia
Zakończenie stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem.
Zamiana grafiku
Zmiana przypisania zaplanowanych zmian roboczych pomiędzy pracownikami. W Factorial pracownicy mogą zgłaszać prośby o wymianę zmian, które następnie podlegają zatwierdzeniu.
Zarejestruj zakończenie pracy
Funkcja umożliwiająca pracownikowi zapisanie godziny zakończenia pracy lub zmiany roboczej w systemie rejestracji czasu pracy.
Zarządzanie listą płac
Proces gromadzenia, sprawdzania i przekazywania danych potrzebnych do naliczenia wynagrodzeń.
Zarządzanie zmianami
Proces tworzenia i aktualizowania harmonogramów pracy, przypisywania pracowników do zmian oraz kontrolowania obsady. Moduł zarządzania zmianami w Factorial wspiera planowanie grafików i monitorowanie czasu pracy.
Zgodność
Zgodność, określana także jako compliance, oznacza przestrzeganie przepisów prawa, regulacji, wewnętrznych procedur oraz standardów obowiązujących w organizacji.
Zmiana
Zmiana robocza to zaplanowany okres, w którym pracownik wykonuje pracę zgodnie z obowiązującym harmonogramem.
Zwolnienie lekarskie
Usprawiedliwiona nieobecność w pracy potwierdzona zaświadczeniem lekarskim, wynikająca z czasowej niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, urazu lub innych okoliczności określonych w przepisach.
Zwrot kosztów
Wypłata środków odpowiadających uzasadnionym i udokumentowanym wydatkom, które pracownik poniósł w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, np. podczas podróży służbowej lub zakupu materiałów.
